E-Rechnung-Software vergleichen: 12 Kriterien für 2026
Direkte Antwort: Ein gutes E-Rechnung-Werkzeug erkennen Sie nicht am Marketing, sondern an prüfbaren Eigenschaften: Wo werden Ihre Dateien verarbeitet? Welche Regelwerke in welcher Version? Welche Formate und Profile? Was kostet es wirklich – auch in Daten? Diese zwölf Kriterien lassen sich bei jedem Anbieter in wenigen Minuten nachprüfen. Wir nennen keine Konkurrenten, aber wir legen offen, wie Belegivo bei jedem Kriterium abschneidet – einschließlich der Punkte, bei denen andere Lösungen mehr bieten.
Die zwölf Kriterien
| # | Kriterium | So prüfen Sie es | Belegivo |
|---|---|---|---|
| 1 | Verarbeitungsort – lokal im Browser oder Upload auf einen Server? | Entwicklerwerkzeuge → Netzwerk: Gibt es POST-Anfragen beim Laden einer Datei? | lokal; nur GET für Code und Regeln (Verifikation) |
| 2 | Kosten – kostenlos, Freemium mit Limits, Abo? Werbung? | Preisseite, AGB, Werbeplatzierungen in der Arbeitsfläche | kostenlos, ohne Registrierung; Werbung nur auf Infoseiten vorgesehen, nie bei der Dateiverarbeitung |
| 3 | Registrierung | Geht es ohne Konto? | ja |
| 4 | Regelwerke und Versionen | Nennt der Prüfbericht CEN-Version, XRechnung-Schematron, Factur-X-Version? | CEN 1.3.16, XRechnung 2.6.0 (3.0.2), Factur-X 1.09.2 – im Bericht ausgewiesen |
| 5 | Prüftiefe | Nur Pflichtfelder oder XSD + Schematron? Werden Schweregrade wie beim KoSIT-Validator gesetzt? | XSD + Schematron, KoSIT-Schweregrade; „Nicht geprüft“ wird benannt |
| 6 | Formatabdeckung | UBL und CII? Gutschriften? Alle ZUGFeRD-Profile? Alte Versionen? | UBL/CII, CreditNote, alle Factur-X-Profile; alte XRechnung-Versionen nur EN-16931-Prüfung (Matrix) |
| 7 | Erzeugung | Welche Ausgaben, sind sie unabhängig validiert? | XRechnung UBL/CII, ZUGFeRD PDF/A-3 – mit KoSIT-Validator und Mustang/veraPDF getestet |
| 8 | Transparenz der Grenzen | Sagt das Werkzeug, was es nicht prüft (PDF/A, Peppol-Regeln, Echtheit)? | ja, im Bericht |
| 9 | Exporte | PDF, CSV, Stapel, ZIP, Prüfbericht | alle vorhanden |
| 10 | Limits | Dateigröße, Stapelgröße, Positionen | 25 MB / 50 Dateien / seitenweise Positionen |
| 11 | Sicherheit | XXE-Schutz, keine PDF-Skripte, CSP, Escaping | umgesetzt (Details) |
| 12 | Pflege | Wann wurden die Regelwerke zuletzt aktualisiert? Ist das dokumentiert? | Versionen und Datum auf jeder Prüfseite; Wartungsprozess dokumentiert |
Wo andere Lösungen mehr bieten
Ehrlich ist: Browser-Werkzeuge ersetzen keine Buchhaltung. Kaufmännische Systeme bieten Rechnungseingangsbücher, Freigabe-Workflows, Mahnwesen, DATEV-Schnittstellen, Peppol-Versand und revisionssichere Archive – nichts davon leistet Belegivo. Cloud-Dienste bieten Teamfunktionen und Historie, für die sie Ihre Daten speichern müssen. Wer das braucht, braucht ein solches System; Belegivo ist dann das Werkzeug für den schnellen Blick, die unabhängige Zweitprüfung und die Fälle außerhalb der Software (Browser-Tool oder Buchhaltungssoftware?).
Beispiel: ein Vergleich in zehn Minuten
Eine Bürokraft testet drei Werkzeuge mit derselben fehlerhaften XRechnung (fehlende Käuferreferenz). Werkzeug A meldet „Rechnung gültig“ – es prüft nur das Schema. Werkzeug B meldet BR-DE-15, verlangt aber den Upload der Datei und ein Konto. Werkzeug C meldet BR-DE-15 mit Erklärung, lokal, ohne Konto, nennt aber auch, dass es die PDF/A-Konformität nicht prüft. Kriterien 1, 4, 5 und 8 entscheiden – nicht die Startseite.
Häufige Fehler bei der Auswahl
- „Kostenlos“ mit „ohne Gegenleistung“ verwechseln: Manche Dienste finanzieren sich über Ihre Daten oder Upselling (Was kostenlos bedeutet).
- Ein grünes Häkchen als Beweis nehmen, ohne zu wissen, was geprüft wurde.
- Veraltete Regelwerke übersehen: Ein Validator mit XRechnung 2.x-Regeln lehnt heute gültige Dateien ab oder lässt ungültige durch.
- Formatvielfalt überschätzen: Wenn Sie nur XRechnung an Behörden schicken, brauchen Sie keine 20 Formate.
Grenzen
Die Bewertung von Belegivo stammt vom Betreiber selbst; prüfen Sie die Kriterien mit den beschriebenen Methoden eigenständig nach. Preise und Funktionen anderer Anbieter ändern sich; deshalb werden sie hier nicht genannt.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung ansehen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- KoSIT: Validator und Konfiguration als Referenzimplementierung (abgerufen 22.10.2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – Validierung als Hilfsmittel, Bericht aufbewahren (abgerufen 22.10.2026)