E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen

Veröffentlicht 21.10.2026 · Aktualisiert 21.10.2026 · Inhaltlich geprüft 21.10.2026 · Stand: 21. Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (21. Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eine E-Rechnung auszustellen, gilt grundsätzlich ebenfalls seit 2025 – aber mit Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze noch Papier oder sonstige elektronische Formate (z. B. PDF) nutzen; bis zum 31. Dezember 2027 gilt das zusätzlich für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug, sowie für EDI-Verfahren. Ab 2028 gibt es keine allgemeinen Übergangsregeln mehr. Die Pflicht gilt nicht für alle Rechnungen: ausgenommen sind u. a. Rechnungen an Privatpersonen, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Was Gesetz ist – und was Verwaltungsanweisung

Die Pflicht steht im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG). Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in drei Schreiben konkretisiert: vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. BMF-Schreiben binden die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte; für die Praxis sind sie maßgeblich. Dieser Artikel trennt beides und nennt die Quelle.

Wer muss ausstellen? Die Voraussetzungen im Einzelnen

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG auszustellen, wenn alle folgenden Punkte zutreffen:

1. Es liegt eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen vor (B2B). Leistungen an Privatpersonen (B2C) und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, lösen die Pflicht nicht aus.
2. Leistender und Leistungsempfänger sind im Inland (oder in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig. Ein ausländischer Leistungsempfänger: keine Pflicht.
3. Der Umsatz ist nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. bestimmte Finanz-, Versicherungs-, Vermietungs-, Heil- und Bildungsleistungen). Für diese Umsätze besteht schon keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG.

Dazu kommen die Ausnahmen der Durchführungsverordnung:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV) ebenso.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024). Empfangen müssen sie sie aber – das BMF-Schreiben 2025 stellt klar, dass auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und archivieren können müssen.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt: Die Pflicht gilt auch bei nur teilweise steuerpflichtigen Leistungen und bei Option zur Steuerpflicht nach § 9 UStG; sie gilt entsprechend für Gutschriften (Abrechnung durch den Leistungsempfänger). Kann der Leistende den inländischen Unternehmerstatus des Empfängers bei ordentlicher Sorgfalt nicht erkennen, wird eine sonstige Rechnung nicht beanstandet – eine USt-IdNr. oder W-IdNr. ist ein Indiz für die Unternehmereigenschaft.

Die Fristen in einer Tabelle

Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres, also für 2027 auf das Jahr 2026. Entscheidend ist, wann der Umsatz ausgeführt wurde – nicht das Rechnungsdatum. Für Leistungen aus 2026, die erst 2027 abgerechnet werden, gilt die Übergangsregel nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr; das BMF soll laut Fachpresse in einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben eine mildere Auffassung vertreten haben. Wer sicher gehen will, stellt für 2026er-Leistungen bis Jahresende 2026 Rechnungen aus oder nutzt gleich die E-Rechnung.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ändert

Nach den verfügbaren Zusammenfassungen (das Original konnte für diesen Artikel nicht automatisiert abgerufen werden, siehe Quellen) bestätigt das Schreiben die gesetzlichen Fristen und präzisiert vor allem die Inhalte:

• Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf Verträge oder unstrukturierte Anhänge genügt nicht. Ergänzende Unterlagen (z. B. Stundennachweise) dürfen als eingebetteter Anhang mitgegeben werden.
• Die Leistungsbeschreibung muss so konkret sein, dass Steuersatz und Vorsteuerabzug prüfbar sind.
• Validierung ist ein Hilfsmittel, keine Wirksamkeitsvoraussetzung; nicht jeder Validierungsfehler ist umsatzsteuerlich relevant – nur Fehler bei Pflichtangaben, die zu einem inhaltlichen Mangel führen.
• Berichtigungen einer E-Rechnung erfolgen als E-Rechnung; das „Rotstiftverfahren“ ist nur bei sonstigen Rechnungen zulässig.
• Nichtbeanstandung: Bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen, die den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden für den Vorsteuerabzug nicht beanstandet, auch wenn sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen.
• Übergangserleichterungen bis 30. Juni 2030 für Bruttopreisrechnungen und bestimmte Bauleistungen (Summen je Gewerk mit lesbarer Anlage) sowie für Endrechnungen mit Anzahlungen.

Praktische Beispiele

Handwerksbetrieb, Umsatz 2026: 600.000 €, Kunde ist eine GmbH. Bis Ende 2027 darf er weiter PDF-Rechnungen schicken (Übergangsregel Nr. 2), sofern die GmbH zustimmt – eine E-Rechnung darf er aber schon jetzt ohne Zustimmung senden. Ab 2028 ist die E-Rechnung Pflicht. Empfangen muss er E-Rechnungen seit 2025.

IT-Beraterin, Kleinunternehmerin nach § 19 UStG. Sie muss keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), kann es aber. Empfangen und archivieren muss sie E-Rechnungen ihrer Lieferanten.

Online-Shop, Verkauf an Privatkunden. Keine E-Rechnungspflicht (B2C). Verkauft er auch an Unternehmen, gilt für diese Rechnungen die B2B-Regel; das BMF akzeptiert im Massengeschäft eine Klärung der Unternehmereigenschaft bei Vertragsbeginn.

Rechnung über 200 € brutto an einen Geschäftskunden. Kleinbetragsrechnung – immer als sonstige Rechnung zulässig, auch nach 2028. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 €, ist bei Pflicht eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn nur ein Teil der Rechnung pflichtig wäre (BMF 15.10.2025).

Häufige Missverständnisse

• „Ab 2025 sind alle Rechnungen E-Rechnungen.“ Nein: Nur B2B im Inland, mit Übergangsfristen und Ausnahmen.
• „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ Nein, seit 2025 ist das eine sonstige Rechnung.
• „Der Empfänger kann die E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen.“ Nein: Besteht eine Pflicht, hat der Empfänger keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung (BMF 15.10.2025).
• „Wer trotz Pflicht ein PDF schickt, verliert die Vorsteuer.“ Die Rechnung ist dann nicht ordnungsgemäß; ein Vorsteuerabzug kann nach dem BMF-Schreiben im Einzelfall dennoch möglich sein, wenn die Finanzverwaltung alle Voraussetzungen anhand der Rechnung prüfen kann. Darauf verlassen sollte sich niemand.
• „Ich brauche ein Portal oder Peppol.“ Nicht zwingend. E-Mail ist ein zulässiger Übertragungsweg; Portale und Peppol sind Vereinbarungssache (bei Behörden Vorgabe des Auftraggebers).

Grenzen dieses Artikels

Stand 21. Oktober 2026. Nicht behandelt: Besonderheiten für die öffentliche Verwaltung als Rechnungssteller, Energiewirtschaft, Gebührenbescheide, Dauerschuldverhältnisse im Detail, die geplanten Meldepflichten (frühestens ab 2030) und die EU-Initiative ViDA. Keine Steuerberatung; bei Zweifeln die amtlichen Quellen und Ihre steuerliche Beratung heranziehen.

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