E-Rechnung für Freiberufler und Freelancer
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Freiberufler sind Unternehmer; für Rechnungen an inländische Geschäftskunden gilt die E-Rechnungspflicht mit Übergangsfristen (PDF bis Ende 2026 erlaubt, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027). Kleinunternehmer sind von der Ausstellung befreit. Empfangen müssen alle seit 2025. Für die typische Stunden- oder Projektabrechnung reicht ein Browser-Werkzeug: Rechnung erfassen, als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren, prüfen, per E-Mail senden, Original ablegen.
Stundenabrechnung richtig strukturieren
- Position je Leistung mit Menge in Stunden (
HUR) oder Tagen (DAY), Einzelpreis netto, Steuerkategorie. - Leistungsbeschreibung so konkret, dass Art und Umfang erkennbar sind („Konzeption Website, 12 h“ statt „Dienstleistung“). Das BMF verlangt die Kontrollfunktion im strukturierten Teil; Einzelheiten dürfen in einem eingebetteten Stundennachweis stehen.
- Leistungszeitraum (BT-73/74) je Rechnung oder je Position.
- Dezimalstunden: 7 h 45 min = 7,75 (Stunden-Rechner).
Besondere Fälle
| Fall | Behandlung |
|---|---|
| Kunde im EU-Ausland (Unternehmer) | keine Pflicht; Reverse Charge, Kategorie AE; Format nach Vereinbarung (Ausland) |
| Kunde Privatperson | keine Pflicht; PDF genügt |
| Kunde Behörde | XRechnung mit Leitweg-ID, oft Portal-Upload |
| Vermittlung über Plattform/Agentur | Rechnungsempfänger ist die Agentur – deren Vorgaben (Format, Referenzen) beachten |
| Gutschriftverfahren (Agentur rechnet ab) | Agentur stellt die Gutschrift aus; Sie prüfen und archivieren sie wie eine Eingangsrechnung |
Workflow ohne Software
- Stammdaten einmal eingeben (optional lokal speichern), Nummernkreis festlegen.
- Rechnung im Generator erfassen, Vorschau prüfen, „Prüfen“ → Fehler beheben.
- Export: XRechnung-XML für Kunden mit Buchhaltungssoftware, ZUGFeRD für alle anderen.
- Senden per E-Mail, Datei + Prüfbericht + lesbare PDF im Ordner
Ausgang/2026/RE-…ablegen. - Zahlungseingang in einer Tabelle führen; CSV-Export der Rechnungen für die Steuererklärung.
Beispiel
Eine IT-Beraterin (Regelbesteuerung, 90.000 € Umsatz) rechnet einer GmbH 32 Stunden ab: Position „Datenbankoptimierung, 32 HUR × 110,00 €“, Leistungszeitraum 1.–15.10.2026, S 19 %, Zahlungsziel 14 Tage, IBAN. Sie exportiert ZUGFeRD, die Prüfung ist bestanden, der Kunde liest das PDF und importiert die XML.
Häufige Fehler
- „Beratung lt. Vereinbarung“ als Leistungsbeschreibung – genügt nicht.
- Rechnungsnummer mehrfach vergeben (zwei Geräte, kein Nummernkreis).
- Vorsteuerabzug des Kunden gefährden, weil Steuernummer/USt-IdNr. fehlt.
- E-Mail-Postfach als Archiv.
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026. Einkommensteuerliche Fragen (EÜR, Betriebsausgaben) sind nicht Thema. Keine Steuerberatung.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG – Pflicht und Übergangsfristen (abgerufen 22.10.2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – Leistungsbeschreibung muss Kontrollfunktion erfüllen; Stundennachweise als Anhang zulässig (abgerufen 22.10.2026) – Inhalt über Fachpresse abgeglichen