XRechnung erstellen (Version 3.0)
Erstellen Sie eine XRechnung 3.0 für Behörden und Unternehmen: Das Formular führt durch alle XRechnung-Pflichtangaben (Leitweg-ID/Käuferreferenz, Verkäuferkontakt, elektronische Adressen, Zahlungsdaten) und prüft die XML vor dem Download gegen die KoSIT-Regeln.
XRechnung erstellen: die Pflichtangaben über die EN 16931 hinaus
XRechnung ist eine deutsche Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931. Sie schränkt die Norm ein und verlangt zusätzliche Angaben. Die wichtigsten Regeln, die der Editor direkt abfragt:
| Regel | Angabe | Hinweis |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) | Immer Pflicht. Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID, sonst eine vom Käufer vorgegebene Referenz. |
| BR-DE-2, 5, 6, 7 | Verkäuferkontakt: Name, Telefon, E-Mail (BT-41 bis BT-43) | Eine Ansprechperson für Rückfragen. |
| BR-DE-1 / BR-DE-13 | Zahlungsangaben (BG-16) | Überweisung mit IBAN, SEPA-Lastschrift mit Mandat oder Kartenzahlung. |
| BR-DE-3, 4, 8, 9 | Postleitzahl und Ort bei Verkäufer und Käufer | Anschriften müssen vollständig sein. |
| BR-DE-17 | Rechnungstyp (BT-3) | Zulässig sind u. a. 326, 380, 384, 389, 381, 875–877. |
| BR-DE-18 | Skonto in den Zahlungsbedingungen | Notation #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# |
| BR-DE-21 | Spezifikationskennung (BT-24) | Wird automatisch gesetzt: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
Die vollständige Regelmenge (Schematron 2.6.0) wird beim Klick auf „Prüfen“ angewendet; Befunde erscheinen mit Regel-ID und Erklärung.
UBL oder CII?
Beide Syntaxen sind gleichwertige XRechnungen. UBL ist im deutschen Behördenumfeld verbreiteter und wird von allen Rechnungseingangsportalen akzeptiert; CII ist die Syntax von ZUGFeRD. Im Zweifel wählen Sie UBL. Das Zielformat können Sie oben jederzeit umschalten – die Eingaben bleiben erhalten.
Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Das Fälligkeitsdatum ist nicht Pflicht, aber entweder Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen müssen vorhanden sein, wenn ein Betrag zu zahlen ist (BR-CO-25). Der Leistungszeitpunkt (Lieferdatum oder Leistungszeitraum) ist umsatzsteuerlich Pflichtangabe und muss laut BMF im strukturierten Teil stehen – also hier im Formular, nicht nur im Freitext.
Abgabe an Behörden
Nach dem Download reichen Sie die XML über das vorgesehene Portal ein (z. B. ZRE oder OZG-RE des Bundes, Landesportale) oder per E-Mail/Peppol, je nach Vorgabe des Auftraggebers. Dieses Werkzeug übermittelt nichts. Prüfen Sie vorher, dass der Prüfbericht keine Fehler zeigt – Portale lehnen fehlerhafte Dateien ab.