Rechnungsnummer und Nummernkreis: Regeln für E-Rechnungen
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Die Rechnungsnummer (BT-1) muss einmalig sein und aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, die fortlaufend vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Buchstaben und Zeichen sind erlaubt, mehrere Nummernkreise (je Standort, Bereich, Jahr) ebenfalls; eine Lückenlosigkeit verlangt die Verwaltung nicht, wohl aber Nachvollziehbarkeit (UStAE 14.5 Abs. 10). In der E-Rechnung ist BT-1 Pflichtfeld (BR-02); Gutschriften und Korrekturen brauchen eigene Nummern und verweisen auf die Ursprungsrechnung (BT-25).
Was zulässig ist
| Variante | Beispiel | Zulässig? |
|---|---|---|
| Jahr + laufende Nummer | RE-2026-0017 | ja |
| Mehrere Kreise | RE-B-0017 (Berlin), RE-M-0003 (München) | ja, wenn Kreise dokumentiert sind |
| Kundennummer + Zähler | K1234-07 | ja |
| Nur Datum | 20261021 | nein, wenn zwei Rechnungen am selben Tag |
| Zufällige UUID | 3f9c… | formal einmalig, aber nicht „fortlaufend“ – riskant |
| Lücken | RE-0017, RE-0019 | hinnehmbar, wenn erklärbar (Storno, Testlauf); dokumentieren |
Nummernkreis ohne zentrale Software
Wer Rechnungen auf mehreren Geräten erstellt, braucht eine Regel, damit keine Nummer doppelt vergeben wird:
- Ein Kreis pro Gerät/Person (RE-A-…, RE-B-…), oder
- Ein zentrales Rechnungsausgangsbuch (Tabelle), in das jede Nummer vor Erstellung eingetragen wird, oder
- Reservierte Blöcke (Gerät A: 1–499, Gerät B: 500–999).
Der Generator kann einen lokalen Nummernkreis im Browser führen (Präfix, nächste Nummer, Stellen). Er ist bewusst nicht zwischen Geräten synchronisiert – deshalb ist er nur für ein Gerät geeignet; bei mehreren gilt eine der Regeln oben (Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch).
Gutschriften und Korrekturen
Eigener Kreis (GS-2026-0005) oder derselbe Kreis mit Typ-Code – beides ist üblich. Wichtig: Die Korrektur (384) oder Gutschrift (381) nennt die Ursprungsnummer in BT-25 (Gutschrift oder Korrektur).
Beispiel
Ein Zwei-Personen-Betrieb: Inhaber und Mitarbeiterin schreiben Rechnungen. Lösung: Kreise RE-I-… und RE-M-…, beide im gemeinsamen Ausgangsbuch, Jahr im Präfix. Beim Jahreswechsel beginnt die Zählung neu (RE-I-2027-0001) – zulässig, da das Jahr Teil der Nummer ist.
Häufige Fehler
- Doppelte Nummern durch zwei Geräte ohne Regel – Beanstandung bei Prüfung, Verwirrung beim Kunden.
- Nummer nachträglich ändern – die Rechnung ist dann eine andere; Berichtigung nötig.
- Entwürfe mit Nummern erstellen und verwerfen – Lücken; Nummer erst bei Fertigstellung vergeben.
- Leerzeichen oder Sonderzeichen, die Systeme nicht verarbeiten (
/ist üblich und unproblematisch, Umlaute vermeiden).
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026. Branchenregeln (z. B. Kassen, TSE) nicht behandelt. Keine Steuerberatung.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.