Rechnungseingangsbuch und Ausgangsbuch führen
Direkte Antwort: Ein Rechnungsbuch ist eine Liste aller Ein- und Ausgangsrechnungen mit Nummer, Datum, Partner, Beträgen, Steuer, Fälligkeit, Zahlung und Ablageort. Es ist keine Buchführung, aber die Grundlage für Ordnung und Nachvollziehbarkeit (GoBD) und für die Aufzeichnungen nach § 22 UStG. Für kleine Betriebe genügt eine Tabelle; der CSV-Export liefert die Rechnungsdaten je Datei, Sie ergänzen Zahlung und Ablagepfad.
Spalten
| Spalte | Eingang | Ausgang | Quelle |
|---|---|---|---|
| Laufende Nummer | ja | ja | eigene Zählung |
| Rechnungsnummer (BT-1) | ja | ja | CSV |
| Rechnungsdatum (BT-2) | ja | ja | CSV |
| Eingangs-/Versanddatum | ja | ja | Mail/Portal |
| Partner (Name, USt-IdNr.) | ja | ja | CSV |
| Netto, USt je Satz, Brutto | ja | ja | CSV (Zusammenfassung; USt je Satz aus Positionsexport) |
| Fälligkeit | ja | ja | CSV |
| Prüfung (bestanden / Befunde / Datum) | ja | ja | Prüfbericht |
| Freigabe (wer, wann) | ja | – | manuell |
| Zahlung (Datum, Betrag, Skonto) | ja | ja | Bank |
| Ablagepfad | ja | ja | manuell |
| Bemerkung (Korrektur, Storno, Bezug) | ja | ja | manuell |
Regeln
- Zeitnah erfassen: Eingangsrechnungen innerhalb weniger Tage, spätestens bis zum Monatsende (GoBD: zeitgerecht).
- Keine Löschungen: Fehlerhafte Zeilen stornieren (Vermerk), nicht entfernen; Tabelle mit Versionsverlauf oder monatlichem Schreibschutz führen.
- Ein Buch je Jahr, Nummern fortlaufend.
- Rechnungsnummern des Ausgangs aus einem Nummernkreis (Nummernkreis).
- Abgleich monatlich: Summe der Tabelle gegen Bankumsätze und gegen Ordnerinhalt.
Befüllen per CSV
Alle Rechnungen des Monats in den Export laden, „CSV: Zusammenfassung (Stapel)“ speichern, in die Tabelle einfügen. Die Spalte „Quelldatei“ hilft, den Ablagepfad zu bilden. Mit dem Positionsexport lassen sich die Umsatzsteuer je Satz und die Vorsteuer nach § 22 UStG aufzeichnen.
Beispiel
Nr | RE-Nr | Datum | Partner | Netto | USt | Brutto | fällig | Prüfung | bezahlt | Pfad
17 | RE-2026-114| 14.10.2026 | Lieferant GmbH | 1200,00 | 228,00 | 1428,00 | 13.11.2026 | bestanden | 30.10.2026 | Eingang/2026-10-14_Lieferant_RE-114Häufige Fehler
- Rechnungsbuch erst zum Jahresende erstellen.
- Zeilen überschreiben statt stornieren.
- Beträge aus dem PDF abtippen statt aus dem Export – Tippfehler.
- Ablagepfad fehlt – Beleg nicht auffindbar.
Grenzen
Ein Rechnungsbuch ersetzt weder Buchführung noch EÜR-Software; die Anforderungen Ihrer Buchführungspflicht (HGB/AO) bestimmen, was zusätzlich nötig ist. Keine Steuerberatung.
Passendes Werkzeug: CSV-Export – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- BMF: GoBD (Fassung vom 11.03.2024) – Zeitgerechte Erfassung, Ordnung, Nachvollziehbarkeit (abgerufen 22.10.2026)
- § 22 UStG – Aufzeichnungspflichten (abgerufen 22.10.2026)