Belegivo

E-Rechnungen an die Steuerberatung übergeben

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Direkte Antwort: Übergeben Sie Ihrer Steuerberatung die Originaldateien (XML bzw. ZUGFeRD-PDF), nicht Ausdrucke oder abfotografierte Rechnungen – nur so kann die Kanzlei die Daten maschinell verbuchen und die Vorsteuer aus dem strukturierten Teil ziehen. Dazu eine Übersicht (CSV aus dem Export) und die Prüfberichte. Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen; die Kanzlei bekommt Kopien. Klären Sie vorab Format, Rhythmus und Übergabeweg (Kanzleiportal, verschlüsselter Austausch – nicht unverschlüsselte E-Mail mit Dutzenden Anhängen).

Übergabepaket je Monat/Quartal

2026-Q3/
  Eingang/   je Rechnung: Original (XML/PDF), Prüfbericht, optional lesbare PDF
  Ausgang/   je Rechnung: XML, Prüfbericht, lesbare PDF, Versandnachweis
  rechnungen-eingang.csv   Zusammenfassung (Stapel-Export)
  rechnungen-ausgang.csv
  kontoauszuege/
  hinweise.txt             Korrekturen, Stornos, offene Fragen

Das ZIP aus dem Stapel-Export erzeugt die Ordner je Rechnung; die CSV-Dateien liefern die Übersicht.

Was Kanzleien typischerweise wünschen

Wunsch Warum Wie Sie es liefern
Originale, unverändert Vorsteuer nur aus dem strukturierten Teil; Prüfungssicherheit XML/ZUGFeRD aus dem Postfach direkt ablegen
Keine Doppelungen ZUGFeRD-PDF und extrahierte XML sind dieselbe Rechnung nur das Original liefern, Extrakte kennzeichnen
Lesbare Darstellung schnelle Sichtprüfung „Lesbares PDF“ als Kopie
Prüfberichte Nachweis der Sorgfalt (BMF) HTML-Bericht je Rechnung
Zuordnung zu Bank Zahlungsdatum, Skonto Rechnungsbuch mit Zahlungsspalten
Korrekturen nachvollziehbar Storno/Korrektur mit Bezug Vorgängerrechnung im Dateinamen oder Hinweis

Was die Kanzlei nicht ersetzt

Die Kanzlei prüft Buchung und Steuer, nicht die Echtheit jeder Rechnung oder die Bankverbindung – das bleibt Ihre Aufgabe vor der Zahlung (Rechnungsbetrug). Und sie archiviert nicht für Sie: Original und Aufbewahrung sind Ihre Pflicht (Archivierung).

Beispiel

Ein Elektrobetrieb übergibt quartalsweise ein ZIP über das Kanzleiportal. Die Kanzlei importiert die XML-Dateien in ihre Software, nutzt die CSV für den Abgleich mit Bankumsätzen und legt Prüfberichte zu den Belegen. Rückfragen sinken, weil Leistungsbeschreibungen und Steuersätze strukturiert vorliegen.

Häufige Fehler

Grenzen

Kanzleien haben eigene Portale und Vorgaben (z. B. Importformate); stimmen Sie das Paket mit Ihrer Kanzlei ab. Keine Steuerberatung.

Passendes Werkzeug: CSV-Export – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.

Quellen