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Was ist eine E-Rechnung? Definition und Formate

Veröffentlicht 21.10.2026 · Aktualisiert 21.10.2026 · Inhaltlich geprüft 21.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: Eine E-Rechnung im Sinne des deutschen Umsatzsteuerrechts ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein und die richtige, vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein EN-16931-konformes Format erlauben. Ein gewöhnliches PDF, ein eingescanntes Papier oder eine E-Mail mit Rechnungstext sind keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Strukturiert heißt: maschinenlesbare Felder, nicht Layout

Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei. Jede Angabe – Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Positionen, Steuerbeträge – steht in einem definierten Feld mit definierter Bedeutung. Die EN 16931 nennt diese Felder Business Terms (BT-1 Rechnungsnummer, BT-2 Rechnungsdatum, BT-27 Verkäufername …) und fasst sie zu Gruppen (BG) zusammen. Ein Buchhaltungssystem kann die Datei einlesen, ohne zu „lesen“ wie ein Mensch: Es greift auf BT-115 (fälliger Betrag) zu, nicht auf eine Textstelle „Zahlbetrag“.

Die Norm legt das semantische Modell fest. Für die technische Darstellung erlaubt sie zwei XML-Syntaxen: UBL 2.1 (OASIS) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide transportieren dieselben Inhalte in unterschiedlicher Struktur (UBL vs. CII).

Die Formate in Deutschland

Format Was es ist Typischer Einsatz
XRechnung Nationale Ausprägung (CIUS) der EN 16931 mit zusätzlichen Regeln, z. B. Pflicht zur Käuferreferenz/Leitweg-ID. Reines XML (UBL oder CII). Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund seit 2020 Pflicht), zunehmend B2B
ZUGFeRD / Factur-X Hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML. Mehrere Profile; ab Profil EN 16931 eine vollständige E-Rechnung. B2B, wenn der Empfänger auch ein lesbares PDF will
Peppol BIS Billing 3.0 Europäische Ausprägung für den Austausch über das Peppol-Netzwerk (UBL). Grenzüberschreitend, Behörden in anderen EU-Staaten

Alle drei sind EN-16931-konform. Welches Sie nutzen, bestimmen Empfänger und Übertragungsweg – nicht das Gesetz.

Praktisches Beispiel

Ein IT-Freelancer stellt einer GmbH 10 Stunden Beratung in Rechnung. Als sonstige Rechnung wäre das ein PDF mit Briefkopf. Als E-Rechnung ist es eine XML-Datei, in der unter anderem steht:

<cbc:ID>RE-2026-0017</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-21</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">10</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:PriceAmount currencyID="EUR">95.00</cbc:PriceAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1130.50</cbc:PayableAmount>

Die GmbH importiert die Datei in ihre Buchhaltung; Betrag, Steuer und Fälligkeit werden ohne Abtippen übernommen. Will der Freelancer zusätzlich ein lesbares Dokument mitliefern, wählt er ZUGFeRD – dann steckt dieselbe XML in einem PDF. Mit dem E-Rechnung-Viewer können beide Seiten die Datei lesbar anzeigen.

Pflicht: Empfangen seit 2025, Ausstellen gestaffelt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Die Pflicht, bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen auszustellen, gilt mit Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG): bis Ende 2026 dürfen alle noch sonstige Rechnungen nutzen, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ausnahmen gelten u. a. für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Details, Quellen und Grenzfälle im Artikel E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen.

Wie Sie erkennen, ob eine Datei eine E-Rechnung ist

  1. Dateiendung .xml mit Wurzelelement Invoice, CreditNote (UBL) oder CrossIndustryInvoice (CII) → strukturiert. Die Spezifikationskennung (BT-24) sagt, welches Regelwerk gilt.
  2. PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD/Factur-X) → strukturiert. Erkennbar an der eingebetteten Datei factur-x.xml und den PDF/A-Metadaten – nicht am Dateinamen des PDF.
  3. PDF ohne eingebettete XML, Scan, Bild, Word-Datei → sonstige Rechnung.

Der Viewer nimmt diese Prüfung ab: Er meldet, ob und welches Format er gefunden hat, und erklärt bei gewöhnlichen PDFs, dass keine strukturierten Daten vorliegen (mehr dazu).

Häufige Fehler

Grenzen dieses Artikels

Der Artikel beschreibt die Rechtslage nach UStG und den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 2025 mit Stand Oktober 2026; das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 konnte nur über Sekundärquellen ausgewertet werden (siehe Quellen). Branchenspezifische Sonderregeln (Bau, Energie, Bescheide) sind nicht behandelt. Keine Steuerberatung.

Passendes Werkzeug: E-Rechnung ansehen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.

Quellen