XRechnung in PDF umwandeln (lesbare Darstellung)
Erzeugen Sie aus einer XRechnung (oder jeder anderen EN-16931-Rechnung in UBL/CII) eine lesbare PDF-Darstellung – zum Ausdrucken, Weiterleiten oder Ablegen neben dem Original. Erzeugt lokal in Ihrem Browser.
XRechnung in PDF umwandeln: Was dabei entsteht
Die PDF-Darstellung enthält alle wesentlichen Angaben der Rechnung – Parteien, Referenzen, Positionen mit Mengen und Preisen, Nachlässe, Zuschläge, Steueraufschlüsselung, Summen und Zahlungsangaben – in einem professionellen Layout mit wiederholten Tabellenköpfen und Seitenzahlen bei langen Rechnungen. Eingebettete Schriften sorgen für eine zuverlässige Anzeige.
Wichtig: Die PDF-Darstellung ersetzt das Original nicht. Die XML-Datei bleibt die Rechnung im Sinne des § 14 UStG; nur sie ist maschinell auswertbar und nur sie erfüllt bei bestehender E-Rechnungspflicht die Anforderungen. Archivieren Sie die XML unverändert und legen Sie die PDF höchstens zusätzlich ab. Ein Hinweis darauf steht auf jeder erzeugten Seite.
Welche XML-Dateien sich umwandeln lassen
Nur strukturierte Rechnungen nach EN 16931: UBL Invoice, UBL CreditNote und UN/CEFACT CII – als XRechnung, Peppol BIS oder Factur-X-Profil. Beliebige XML-Dateien (z. B. Exporte aus anderen Programmen, andere Standards) lassen sich nicht in eine Rechnungs-PDF umwandeln, weil die Bedeutung der Felder fehlt. In diesem Fall meldet das Werkzeug „Kein unterstütztes Rechnungsformat“.
Schritt für Schritt
- XML-Datei auswählen. Sie wird lokal gelesen und als Rechnung dargestellt.
- Prüfen Sie die Ansicht; im Reiter „Nachrechnung“ sehen Sie, ob die Summen plausibel sind.
- Klicken Sie auf „Lesbares PDF speichern“. Für mehrere Dateien nutzen Sie den Stapel-Export als ZIP.
- Alternativ „Drucken“: Die Druckansicht enthält nur das Dokument, ohne Navigation.
Abgrenzung zu ZUGFeRD
Die erzeugte PDF ist eine reine Darstellung ohne eingebettete XML – also kein ZUGFeRD. Wenn Sie eine hybride Rechnung (PDF/A-3 mit eingebetteter XML) erzeugen möchten, nutzen Sie den ZUGFeRD-Generator: Dort können Sie eine vorhandene Rechnung importieren und als ZUGFeRD exportieren. Beachten Sie, dass eine so erzeugte Datei eine neue Rechnung des Ausstellers wäre – die Umwandlung einer empfangenen Rechnung ändert nichts an der ursprünglichen Rechnung.