Ratgeber: E-Rechnung verstehen und richtig handhaben
Verständliche, quellenbasierte Artikel zu XRechnung, ZUGFeRD, Pflichten, Prüfung und sicherem Umgang mit Rechnungsdateien. Jeder Artikel nennt seine Quellen und den Stand.
Grundlagen
Was ist eine E-Rechnung? Definition und Formate
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – kein PDF. Was das Gesetz verlangt, welche Formate es gibt und wie Sie eine E-Rechnung erkennen.
Aktualisiert 21.10.2026
XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
XRechnung ist reines XML mit deutschen Zusatzregeln, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML. Beide erfüllen die EN 16931 – wann welches Format sinnvoll ist.
Aktualisiert 21.10.2026
UBL vs. CII: Die zwei Syntaxen der EN 16931
Dieselbe Rechnung, zwei Strukturen: UBL (OASIS) und CII (UN/CEFACT). Wo die Unterschiede liegen, woran Sie die Syntax erkennen und wann welche verwendet wird.
Aktualisiert 21.10.2026
PDF oder E-Rechnung? So erkennen Sie den Unterschied
Nicht jedes PDF mit „ZUGFeRD“ im Namen ist eine E-Rechnung. Woran Sie eingebettete XML erkennen, was PDF/A-3 bedeutet und wie Sie sicher prüfen – ohne Upload.
Aktualisiert 21.10.2026
ZUGFeRD-Profile erklärt: MINIMUM bis EXTENDED und XRECHNUNG
Welche ZUGFeRD-/Factur-X-Profile es gibt, was sie enthalten, welche als E-Rechnung gelten und woran Sie das Profil einer Datei erkennen.
Aktualisiert 22.10.2026
EN 16931 Business Terms: Glossar der BT- und BG-Felder
BT-1, BT-10, BG-23 – was die Kürzel in Prüfberichten bedeuten. Die wichtigsten Business Terms und Gruppen der EN 16931 mit deutscher Bezeichnung und Beispiel.
Aktualisiert 22.10.2026
Peppol BIS Billing vs. XRechnung: Format und Netzwerk
Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk mit eigenem Rechnungsformat (BIS Billing 3.0). Wie es sich von XRechnung unterscheidet.
Aktualisiert 22.10.2026
XRechnung-Extension: Wann Sie die Erweiterung brauchen
Die XRechnung-Extension erlaubt Unterpositionen, Drittzahlungen und Zusatzcodes über die EN 16931 hinaus. Was sie enthält.
Aktualisiert 22.10.2026
XRechnung 4.0 und EN 16931:2026: Was sich ändert (Ausblick)
Die Norm EN 16931 wurde 2026 überarbeitet, XRechnung 4.0 liegt als Vorabversion vor. Was bekannt ist, was noch gilt und wie Sie sich vorbereiten.
Aktualisiert 22.10.2026
Pflichten und Fristen
E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen
Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht mit Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027: wer betroffen ist, welche Ausnahmen gelten, was das BMF klarstellt.
Aktualisiert 21.10.2026
E-Rechnung 2027: Werkzeuge für die Umstellung
Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist, ab 2028 auch die für kleinere Unternehmen. Welche Funktionen Sie brauchen – Empfang, Prüfung, Erstellung, Archiv.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen (§ 34a UStDV). Was das bedeutet.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung an Privatkunden: Gilt die Pflicht auch für B2C?
Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Was für Rechnungen an Privatpersonen gilt und wie Sie Unternehmer von Verbrauchern unterscheiden.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung im Verein: Was Vereine beachten müssen
Vereine sind Unternehmer, soweit sie wirtschaftlich tätig sind. Wann ein Verein E-Rechnungen empfangen oder ausstellen muss und wie Ehrenamtliche das ohne Software.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung für Vermieter: Mietvertrag und Dauerrechnung
Wann Vermieter E-Rechnungen ausstellen müssen (nur bei steuerpflichtiger Vermietung an Unternehmer).
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung im Handwerk und Bau: Abschläge und § 13b
Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung mit Anrechnung, Reverse Charge nach § 13b UStG.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung für Freiberufler und Freelancer
Wann Freiberufler E-Rechnungen ausstellen müssen, wie Stundenabrechnungen strukturiert werden.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung ins Ausland: EU, Drittland, Reverse Charge
Die E-Rechnungspflicht gilt nur im Inland. Was bei Rechnungen an Unternehmen in der EU und in Drittstaaten gilt.
Aktualisiert 22.10.2026
Empfangen, Prüfen, Archivieren
E-Rechnung erhalten: Was tun? Anleitung für Empfänger
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Was Sie mit einer XML- oder ZUGFeRD-Datei tun: öffnen, prüfen, buchen, archivieren.
Aktualisiert 22.10.2026
XRechnung öffnen und lesen ohne Software
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und zeigt im Browser nur Quelltext. Schritt für Schritt: Datei erkennen, lesbar anzeigen, prüfen und archivieren – ohne Upload.
Aktualisiert 21.10.2026
XML aus ZUGFeRD-PDF extrahieren
Die Rechnungsdaten einer ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung stecken als XML im PDF. So extrahieren Sie sie sicher im Browser, mit Acrobat oder per Kommandozeile.
Aktualisiert 21.10.2026
Validierungsfehler bei E-Rechnungen verstehen
Was die Regel-IDs im Prüfbericht bedeuten, welche Fehler die Annahme verhindern und welche nur Warnungen sind – mit typischen Beispielen und Lösungswegen.
Aktualisiert 21.10.2026
Prüfbericht aufbewahren und weitergeben
Der Validierungsbericht dokumentiert die Sorgfalt des Empfängers. Warum Sie ihn ablegen sollten.
Aktualisiert 22.10.2026
KoSIT-Validator und Browser-Prüfung im Vergleich
Der KoSIT-Validator ist die Referenz für XRechnung. Wie die Prüfung in Belegivo damit zusammenhängt, wo Ergebnisse gleich sind.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung archivieren: § 14b UStG und GoBD
Wie lange und in welcher Form E-Rechnungen aufzubewahren sind, was mit XML, PDF-Kopien und E-Mails passiert und wie eine einfache, regelkonforme Ablage aussieht.
Aktualisiert 22.10.2026
PDF-Kopie oder Original: Was bei E-Rechnungen gilt
Eine aus XML erzeugte PDF-Darstellung ist bequem, aber keine Rechnung. Was Sie aufbewahren müssen, wann eine Kopie zulässig ist und wie Sie Kopien kennzeichnen.
Aktualisiert 21.10.2026
E-Rechnung drucken und lesbar machen: Wann und wie
XML lässt sich nicht sinnvoll drucken, eine lesbare Darstellung schon. Wie Sie XRechnung und ZUGFeRD ausdrucken oder als PDF speichern und warum der Ausdruck kein.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnungen in Excel auswerten: CSV-Export richtig nutzen
Rechnungsdaten aus XRechnung und ZUGFeRD ohne Buchhaltungssoftware auswerten: Zusammenfassungs- und Positionsexport, deutsches Zahlenformat, Pivot-Auswertungen.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnungen im Stapel prüfen, exportieren, archivieren
Monatsabschluss mit 30, 50 oder mehr E-Rechnungen: Stapel laden, alle prüfen, filtern und sortieren, Sammel-CSV und ZIP mit Berichten erzeugen – lokal im Browser.
Aktualisiert 22.10.2026
Rechnungseingangsbuch und Ausgangsbuch führen
Ein einfaches Rechnungsbuch macht Belege auffindbar und dokumentiert Prüfung und Zahlung (GoBD). Spalten, Regeln, Befüllung per CSV-Export und typische Fehler.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnungen an die Steuerberatung übergeben
Was Steuerkanzleien von Mandanten brauchen: Originaldateien statt PDF-Ausdrucke, Prüfberichte, geordnete Übergabe. Ein Übergabeformat ohne Spezialsoftware.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung auf dem Smartphone öffnen und prüfen
XRechnung und ZUGFeRD unterwegs im Browser des Handys lesen, prüfen und weiterleiten – ohne App und ohne Upload. Was mobil funktioniert und was nicht.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnungen ohne Software: Prozess für kleine Firmen
Ein prüfungsfester Rechnungsprozess für Betriebe mit wenigen Belegen: Eingang, Prüfung, Freigabe, Ausgang, Ablage – mit Browser-Werkzeugen.
Aktualisiert 22.10.2026
Erstellen und Rechnungsinhalte
XRechnung Pflichtangaben: Diese Felder müssen gefüllt sein
Welche Angaben eine XRechnung 3.0 zwingend enthält – aus EN 16931 und den Regeln BR-DE – und wie sie zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG passen.
Aktualisiert 22.10.2026
Leitweg-ID und Käuferreferenz (BT-10) erklärt
Die Käuferreferenz ist in der XRechnung Pflicht und enthält bei Behördenrechnungen meist die Leitweg-ID. Aufbau, Prüfziffer und Eintragung in UBL und CII.
Aktualisiert 21.10.2026
Nachlässe, Zuschläge und Steuern in der E-Rechnung
Wie Rabatte, Versandkosten und Steuerkategorien in XRechnung und ZUGFeRD strukturiert werden, welche Summenregeln gelten und wie Sie Rundungsfehler vermeiden.
Aktualisiert 21.10.2026
Steuerkategorien S, Z, E, AE, K, G, O in der E-Rechnung
Die Umsatzsteuer-Kategoriecodes der EN 16931 (UNTDID 5305), ihre Bedeutung im deutschen Recht.
Aktualisiert 22.10.2026
Rechnungstyp-Codes 380, 381, 384, 389: Welcher Code wofür?
Der Rechnungstyp (BT-3) steuert, ob eine E-Rechnung als Rechnung, Gutschrift, Korrektur oder Selbstfakturierung gilt.
Aktualisiert 22.10.2026
Mengeneinheiten in der E-Rechnung: C62, HUR, KGM und Co.
Einheiten stehen in E-Rechnungen als Codes nach UN/ECE Rec. 20 und 21. Die häufigsten Codes für Stück, Stunden, Tage, Gewicht, Fläche und Pauschalen.
Aktualisiert 22.10.2026
Datumsformate in UBL und CII: Die häufigste Fehlerquelle
UBL erwartet 2026-10-21, CII erwartet 20261021 mit format="102". Warum falsche Datumsformate Rechnungen scheitern lassen und wie Sie es richtig machen.
Aktualisiert 22.10.2026
Rechnungsnummer und Nummernkreis: Regeln für E-Rechnungen
Fortlaufend, einmalig, nachvollziehbar: was das UStG an die Rechnungsnummer (BT-1) verlangt.
Aktualisiert 22.10.2026
Anhänge in der E-Rechnung (BG-24) richtig einbetten
Leistungsnachweise, Stundenzettel und Verträge in XRechnung und ZUGFeRD einbetten: erlaubte Dateitypen, Größe, externe Verweise – und was nicht in den Anhang gehört.
Aktualisiert 22.10.2026
Skonto in der XRechnung angeben: Die #SKONTO#-Notation
Skonto ist eine Zahlungsbedingung, keine Rechnungsminderung. Wie Sie es in der XRechnung maschinenlesbar in BT-20 angeben (BR-DE-18) und was bei mehreren.
Aktualisiert 22.10.2026
Anzahlung und Schlussrechnung als E-Rechnung
Abschläge und Endrechnung mit Anrechnung in XRechnung und ZUGFeRD: Rechnungstypen, Feld BT-113, Steuerausweis nach § 14 Abs.
Aktualisiert 22.10.2026
Gutschrift oder Rechnungskorrektur bei E-Rechnungen?
Eine fehlerhafte E-Rechnung darf nicht überschrieben werden. Wann Sie Gutschrift (381).
Aktualisiert 22.10.2026
Reverse Charge in der E-Rechnung: Kategorie AE
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) strukturiert abbilden: Kategorie AE, Befreiungsgrund und VATEX-Code, USt-IdNrn.
Aktualisiert 22.10.2026
Innergemeinschaftliche Lieferung als E-Rechnung (K)
Steuerfreie Lieferungen an EU-Unternehmer strukturiert abbilden: Kategorie K, Befreiungsgrund und Code VATEX-EU-IC, USt-IdNr. des Abnehmers.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung in Fremdwährung: CHF, USD und Steuer in Euro
Rechnungen in Fremdwährung sind zulässig. Wie Sie Währung (BT-5), Steuerwährung (BT-6) und den Steuerbetrag in Euro (BT-111) angeben und wie Rundung in Rappen.
Aktualisiert 22.10.2026
XRechnung an Behörden einreichen: ZRE, OZG-RE, Peppol
Wie eine XRechnung beim Bund, bei Ländern und Kommunen ankommt: Rechnungseingangsplattformen des Bundes, Landesportale, Peppol und E-Mail.
Aktualisiert 22.10.2026
E-Rechnung per E-Mail versenden: So geht es richtig
E-Mail ist ein zulässiger Übertragungsweg. Wie Sie XML und ZUGFeRD korrekt anhängen, was in die Mail gehört.
Aktualisiert 22.10.2026
Fehler beheben
Fehler BR-DE-15: Käuferreferenz fehlt – Ursache und Lösung
BR-DE-15 ist der häufigste XRechnung-Fehler: Die Käuferreferenz (BT-10) ist leer. Was einzutragen ist.
Aktualisiert 22.10.2026
BR-CO-10 bis 17: Summen der E-Rechnung gehen nicht auf
Die Berechnungsregeln der EN 16931 erklärt: was jede Regel prüft, woran Summenfehler meist liegen (Rundung.
Aktualisiert 22.10.2026
XSD-Fehler „element is not expected“ beheben
Schemafehler entstehen durch falsche Elementreihenfolge, unbekannte Elemente oder ungültige Datentypen.
Aktualisiert 22.10.2026
UBL-CR, CII-SR, CII-DT: Syntaxregeln im Prüfbericht
Neben den Geschäftsregeln melden Validatoren Syntaxregeln: nicht vorgesehene Elemente (CR), Kardinalitäten (SR) und Datentypen (DT). Was Warnung und Fehler bedeuten.
Aktualisiert 22.10.2026
Sicherheit und Datenschutz
Sicherer Umgang mit Rechnungsdateien
E-Rechnungen sind Dateien von Dritten – mit allen Risiken. Welche Angriffe über XML und PDF möglich sind, wie Sie sich schützen und warum lokale Verarbeitung hilft.
Aktualisiert 21.10.2026
IBAN prüfen und Rechnungsbetrug erkennen
Geänderte Bankverbindungen und echte Rechnungen mit fremder IBAN: Warum ein bestandener Prüfbericht nichts über die Bankverbindung sagt und welche Kontrollen.
Aktualisiert 22.10.2026
Datenschutz bei E-Rechnungen: Warum Uploads ein Risiko sind
Rechnungen enthalten personenbezogene und vertrauliche Daten. Was die DSGVO beim Upload auf Online-Dienste verlangt und wie lokale Verarbeitung das Problem.
Aktualisiert 22.10.2026
Online-Validator mit Upload oder lokale Prüfung im Browser?
Beide prüfen E-Rechnungen – mit unterschiedlichen Folgen für Datenschutz, Vertraulichkeit und Geschwindigkeit. Wann ein Upload vertretbar ist und wann nicht.
Aktualisiert 22.10.2026
Werkzeuge vergleichen
E-Rechnung-Software vergleichen: 12 Kriterien für 2026
Wie Sie Viewer, Validator und Generator objektiv vergleichen: Verarbeitungsort, Kosten, Regelwerke, Formate, Grenzen.
Aktualisiert 22.10.2026
Kostenlose E-Rechnung-Tools: Was „kostenlos“ bedeutet
Gratis-Viewer und -Validatoren gibt es viele. Woran Sie erkennen, ob ein Werkzeug wirklich kostenlos ist.
Aktualisiert 22.10.2026
Browser-Tool oder Buchhaltungssoftware für E-Rechnungen?
Wann ein kostenloses Browser-Werkzeug für E-Rechnungen ausreicht und wann Sie Buchhaltungssoftware brauchen – nach Volumen, Prozessen und Pflichten entschieden.
Aktualisiert 22.10.2026
Zukunftssicher bis 2030: E-Rechnung-Werkzeuge
EN 16931:2026, XRechnung 4.0, ViDA und Meldepflichten: Welche Eigenschaften ein E-Rechnung-Werkzeug haben muss, damit es die nächsten Jahre übersteht.
Aktualisiert 22.10.2026