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E-Rechnungen ohne Software: Prozess für kleine Firmen

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Direkte Antwort: Für einen Betrieb mit bis zu einigen Dutzend Rechnungen im Monat reicht ein Prozess aus vier Bausteinen: ein Rechnungspostfach, der Browser-Viewer/Validator für Eingang und Prüfung, der Generator für den Ausgang, und eine Ordnerstruktur plus Tabelle (Eingangs-/Ausgangsbuch) als Archiv. Dazu eine einseitige Verfahrensdokumentation. Kosten: keine. Aufwand: wenige Minuten je Rechnung.

Der Prozess

Schritt Eingang Ausgang
1 E-Mail an rechnung@… (ein Postfach, Weiterleitung an Vertretung) Rechnung im Generator erfassen (Stammdaten lokal gespeichert)
2 Datei im Viewer öffnen; Prüfung starten Prüfen; Fehler beheben
3 Inhalt prüfen: Leistung, Betrag, IBAN gegen Stammdaten Export XML (XRechnung) oder ZUGFeRD; lesbare PDF für Kunden
4 Eintrag ins Eingangsbuch (Tabelle), Freigabe, Zahlung Eintrag ins Ausgangsbuch, Versand per E-Mail/Portal
5 Ablage: Original + Prüfbericht + Darstellung im Vorgangsordner Ablage: XML + Prüfbericht + PDF + gesendete Mail

Ordnerstruktur

Belege/
  2026/
    Eingang/2026-10-14_Lieferant_RE-114/
    Ausgang/2026-10-21_Kunde_RE-2026-0017/
  Rechnungsbuch-2026.xlsx
  Verfahrensdokumentation.pdf

Schreibschutz nach Monatsabschluss (Ordner schreibgeschützt setzen oder auf ein WORM-fähiges Medium sichern), Backup auf zweites Medium, Aufbewahrung acht Jahre (Archivierung).

Die Tabelle (Rechnungsbuch)

Spalten: Nummer, Datum, Partner, Netto, USt, Brutto, Fälligkeit, bezahlt am, Dateipfad, Prüfung (bestanden/Befunde), Bemerkung. Der CSV-Export füllt die Werte je Rechnung; Sie ergänzen Zahlung und Pfad (Rechnungseingangsbuch).

Verfahrensdokumentation (Muster, eine Seite)

Beispiel

Ein Fotostudio mit 15 Ausgangs- und 20 Eingangsrechnungen im Monat arbeitet seit Januar so. Die Steuerberatung bekommt quartalsweise den Ordner und die Tabelle. Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau waren Belege, Prüfberichte und Dokumentation in Minuten vorzeigbar.

Wann der Prozess nicht mehr reicht

Mehrere Personen mit Freigabestufen, mehr als etwa 100 Belege im Monat, Mahnwesen, Lagerbezug – dann Software (Browser-Tool oder Software). Die XML-Dateien aus der Ablage lassen sich importieren.

Grenzen

Erfahrungswerte; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Ihre Ablage den GoBD genügt, hängt von der Umsetzung (Unveränderbarkeit, Dokumentation) ab.

Passendes Werkzeug: E-Rechnung ansehen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.

Quellen