Anhänge in der E-Rechnung (BG-24) richtig einbetten
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Die EN 16931 erlaubt rechnungsbegründende Unterlagen (BG-24) als eingebettete Datei (BT-125, Base64 in der XML) oder als externen Verweis (BT-124, URL). Jede Unterlage braucht eine Kennung (BT-122, BR-52), optional eine Beschreibung (BT-123). Zulässige Dateitypen im Standard: PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX, ODS (BR-CL-24). Anhänge ergänzen die Rechnung – die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein bloßer Verweis auf den Anhang genügt nicht (BMF 15.10.2026).
Was in den Anhang gehört – und was nicht
| In den Anhang | In den strukturierten Teil |
|---|---|
| Stundennachweis mit Einzelzeiten | Leistungsbeschreibung mit Art, Umfang, Zeitraum (BT-153, BT-129, BG-14) |
| Leistungsverzeichnis als PDF (Bau, Erleichterung bis 2030) | Positionen mit Mengen und Preisen (mindestens Summen je Gewerk) |
| Lieferschein, Abnahmeprotokoll | Lieferdatum (BT-72) |
| Vertragskopie bei Dauerrechnungen | Vertragsreferenz (BT-12), Leistungszeitraum |
| Aufstellung von Anzahlungen (Erleichterung bis 2030) | gezahlter Betrag (BT-113) |
Technik
- Größe: Base64 vergrößert die Datei um ein Drittel; XRechnung-Portale begrenzen oft auf 10–15 MB gesamt. Scans komprimieren.
- Mehrere Anhänge: beliebig viele BG-24-Gruppen; jede mit eigener Kennung.
- Externe Verweise (BT-124): zulässig, aber viele Empfänger laden sie nicht (Sicherheit); der Viewer zeigt sie an, öffnet sie nicht automatisch.
- XRechnung-Extension: erlaubt weitere MIME-Typen (BR-DEX-01).
- ZUGFeRD: Anhänge können zusätzlich als PDF-Anhänge (Associated Files) im Container liegen; maßgeblich für die Rechnung bleibt BG-24 in der XML.
Sicherheit beim Empfang
Eingebettete Dateien werden von Validatoren nicht geprüft. Behandeln Sie sie wie E-Mail-Anhänge: nur öffnen, wenn erwartet, in aktuellen Programmen, nicht aus der Rechnung heraus ausführen (sicherer Umgang). Der Viewer listet Anhänge mit Typ und Größe und bietet das Speichern an.
Beispiel
Eine IT-Beraterin bettet den Stundenzettel (PDF, 180 KB) ein: BT-122 „Stundennachweis Oktober 2026“, BT-123 „Einzelnachweis zu Position 1“, BT-125 Base64, MIME application/pdf. Die Position selbst nennt „Datenbankoptimierung, 32 HUR, 1.–15.10.2026“. Der Kunde sieht im Viewer die Position und kann den Nachweis speichern.
Häufige Fehler
- „Leistung siehe Anhang“ als Positionsbezeichnung.
- Word- oder ZIP-Dateien einbetten (BR-CL-24).
- 10-MB-Scans – Portale lehnen ab.
- Anhang nur als E-Mail-Anhang statt eingebettet – geht beim Weiterleiten verloren.
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026 (BMF 15.10.2026 über Sekundärquellen). Portal-Limits variieren.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung ansehen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- CEN EN 16931 – BG-24 Additional supporting documents; BR-52; BR-CL-24 (MIME-Codes) (abgerufen 22.10.2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – Zusatzinformationen (z. B. Stundennachweise) dürfen im eingebetteten Anhang stehen; Pflichtangaben nicht (abgerufen 22.10.2026) – Inhalt über Fachpresse abgeglichen