XRechnung Pflichtangaben: Diese Felder müssen gefüllt sein
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Eine XRechnung muss zwei Ebenen erfüllen: die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG – im strukturierten Teil, nicht nur in Anhängen – und die technischen Pflichtfelder der EN 16931 plus der deutschen Regeln (BR-DE). Die wichtigsten Zusatzpflichten der XRechnung: Käuferreferenz (BT-10), Verkäuferkontakt mit Telefon und E-Mail, elektronische Adressen beider Parteien, Zahlungsangaben, vollständige Anschriften mit PLZ und Ort. Der XRechnung-Generator fragt alle Felder ab und prüft sie vor dem Export.
§ 14 Abs. 4 UStG → Business Terms → Regeln
| Pflichtangabe (UStG) | Business Term | Regel |
|---|---|---|
| Name, Anschrift des Leistenden | BT-27, BG-5 | BR-06, BR-08, BR-DE-3/4 (PLZ, Ort) |
| Name, Anschrift des Empfängers | BT-44, BG-8 | BR-07, BR-10, BR-DE-8/9 |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | BT-32 / BT-31 | BR-CO-26, BR-DE-16 |
| Ausstellungsdatum | BT-2 | BR-03 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | BT-1 | BR-02 |
| Menge und Art der Leistung | BT-129, BT-130, BT-153 | BR-22, BR-23, BR-25 |
| Zeitpunkt der Leistung | BT-72 oder BG-14/BG-26 | BR-DE-TMP-32 (Hinweis); nach BMF Pflicht im strukturierten Teil |
| Entgelt nach Steuersätzen/Befreiungen aufgeschlüsselt | BG-23, BT-109 | BR-CO-18, BR-S-08 |
| Steuersatz, Steuerbetrag / Befreiungshinweis | BT-119, BT-117, BT-120/121 | BR-CO-17, BR-E-10 u. a. |
| Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Skonto) | BT-20 | BR-DE-18 |
| „Gutschrift“ bei Abrechnung durch Empfänger | BT-3 = 389 | BR-DE-17 |
| Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers | Kategorie AE + Grund | BR-AE-10 |
Zusätzliche XRechnung-Pflichtfelder
| Regel | Feld | Inhalt |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | BT-10 | Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID |
| BR-DE-2, 5, 6, 7 | BT-41, BT-42, BT-43 | Verkäuferkontakt: Name, Telefon, E-Mail |
| BR-DE-1 / 13 | BG-16 bis BG-19 | Zahlungsanweisung passend zum Zahlungsmittel |
| BR-DE-23 | BT-84 | IBAN bei SEPA-Überweisung (58) |
| BR-DE-21 | BT-24 | Spezifikationskennung XRechnung 3.0 |
| BR-DE-26 | BT-3, BT-25 | Rechnungskorrektur (384) verweist auf Vorgängerrechnung |
| BR-DE-27 / 28 | BT-42, BT-43 | Telefon mit mindestens 3 Ziffern, gültige E-Mail-Struktur |
| – | BT-34, BT-49 | elektronische Adressen mit Schema (z. B. EM) |
Beispiel: minimale, vollständige XRechnung
Beratungsrechnung an eine Stadt: Nummer, Datum, Lieferdatum, Leitweg-ID als Käuferreferenz, Verkäufer mit Anschrift, USt-IdNr., Kontakt (Name, Telefon, E-Mail) und E-Mail als elektronische Adresse; Käufer mit Anschrift und E-Mail; eine Position „Beratung, 8 HUR × 95,00 €, S 19 %“; Zahlungsart 58 mit IBAN; Fälligkeitsdatum. Generator: „Pflichtangaben vollständig“, Prüfung bestanden.
Häufige Fehler
- Leistungszeitraum nur im Freitext.
- Pflichtangaben nur im Anhang.
- Platzhalter-Telefonnummer zur Umgehung von BR-DE-6.
- USt-IdNr. ohne Ländercode (BR-CO-09).
- Korrektur ohne Bezug auf die Ursprungsrechnung (BR-DE-26).
Grenzen
Die Tabellen zeigen die häufigsten Pflichtangaben, nicht alle Regeln (über 60 BR-DE und mehrere hundert EN-16931-Regeln), die die Prüfung anwendet. Rechtsstand Oktober 2026; keine Steuerberatung.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- § 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben einer Rechnung (abgerufen 22.10.2026)
- KoSIT XRechnung Schematron 2.6.0 (Regeln BR-DE-*) (abgerufen 22.10.2026)
- CEN EN 16931 Business Rules (abgerufen 22.10.2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – Pflichtangaben im strukturierten Teil (abgerufen 22.10.2026) – Inhalt über Fachpresse abgeglichen