XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Veröffentlicht 21.10.2026 · Aktualisiert 21.10.2026 · Inhaltlich geprüft 21.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Direkte Antwort: XRechnung und ZUGFeRD sind beide EN-16931-konforme E-Rechnungsformate und in Deutschland gleichermaßen zulässig. XRechnung ist eine reine XML-Datei (UBL oder CII) mit zusätzlichen deutschen Regeln und ist für Rechnungen an Behörden vorgeschrieben. ZUGFeRD (identisch mit dem französischen Factur-X) ist ein PDF/A-3, in das eine CII-XML eingebettet ist – Mensch und Maschine bekommen dieselbe Datei. Für Behörden wählen Sie XRechnung (oder das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG, sofern das Portal es annimmt); im B2B-Bereich entscheidet der Empfänger.

Gegenüberstellung

Was beide gemeinsam haben

Die Inhalte. Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 enthält exakt dieselben Business Terms wie eine XRechnung in CII-Syntax – Rechnungsnummer (BT-1), Parteien, Positionen, Steueraufschlüsselung, Zahlungsangaben. Der Unterschied liegt im Container (PDF oder nicht) und in den zusätzlichen Regeln. Deshalb kann ein Werkzeug wie der E-Rechnung-Viewer beide gleich darstellen: Es liest die XML aus dem PDF und behandelt sie wie jede andere CII-Datei.

Praktisch heißt das: Wer ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG erzeugt, hat eine XRechnung mit PDF-Hülle. Ob ein Behördenportal die PDF-Hülle akzeptiert oder nur die XML, legt das Portal fest – die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE, OZG-RE) akzeptieren XRechnung-XML und hybride ZUGFeRD-Dateien mit XRECHNUNG-Profil.

Entscheidungshilfe

• Rechnung an Bund, Land oder Kommune: XRechnung. Die Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz (BT-10) (Anleitung). Übertragungsweg und zulässige Formate nennt der Auftraggeber.
• Rechnung an ein Unternehmen mit automatisierter Verarbeitung: beides geht; fragen Sie nach der Präferenz. Viele Buchhaltungssysteme verarbeiten beide.
• Rechnung an ein Unternehmen, das „ein PDF zum Anschauen“ erwartet: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Der Empfänger bekommt ein PDF, das zugleich E-Rechnung ist.
• Rechnung an Privatkunden (B2C): keine E-Rechnungspflicht; ein PDF genügt. ZUGFeRD schadet nicht.
• Grenzüberschreitend in der EU: oft Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) über einen Peppol-Zugangspunkt oder Factur-X in Frankreich.

Beispiel

Eine Agentur stellt derselben Stadtverwaltung einmal im Monat eine Rechnung. Die Stadt nennt eine Leitweg-ID und verlangt XRechnung über das Landesportal. Die Agentur erzeugt mit dem XRechnung-Generator eine UBL-Datei, lädt sie im Portal hoch und archiviert die XML. Für ihren Steuerberater speichert sie zusätzlich eine lesbare PDF-Darstellung – klar als Kopie gekennzeichnet.

Dieselbe Agentur beliefert eine GmbH ohne Portal. Dort schickt sie eine ZUGFeRD-PDF per E-Mail: Die GmbH liest das PDF, ihre Buchhaltung importiert die eingebettete XML.

Häufige Fehler

• ZUGFeRD-PDF nachträglich bearbeiten (Stempel, Kommentar, „Drucken als PDF“): Die eingebettete XML geht verloren oder das PDF/A wird ungültig. Immer die Originaldatei weitergeben.
• MINIMUM-Profil als E-Rechnung ausgeben: MINIMUM enthält keine Positionen und erfüllt die Pflichtangaben nicht.
• Annehmen, ZUGFeRD sei „weniger streng“: Im Profil EN 16931 gelten dieselben Geschäftsregeln (BR-) wie bei XRechnung – nur die deutschen Zusatzregeln (BR-DE-) entfallen.
• XRechnung-Datei umbenennen oder in PDF „umwandeln“ und das Original löschen: Die PDF-Darstellung ist keine Rechnung (Kopie vs. Original).

Grenzen

Versionsangaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026. ZUGFeRD-Versionen erscheinen etwa halbjährlich; die Profilkennungen sind seit Version 2.1 stabil. Dieser Artikel behandelt nicht die Sonderprofile EXTENDED-CTC-FR oder Order-X.

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