E-Rechnung erhalten: Was tun? Anleitung für Empfänger

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Inhaltlich geprüft 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: Eine E-Rechnung (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF) behandeln Sie wie jede Eingangsrechnung – nur dass die Daten strukturiert vorliegen. Sie müssen sie seit dem 1. Januar 2025 annehmen; ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Die Schritte: Datei lesbar anzeigen, technisch prüfen, inhaltlich prüfen (Leistung, Beträge, Bankverbindung), buchen oder freigeben, Original unverändert archivieren. Alle Schritte gehen ohne spezielle Software – zum Beispiel mit dem E-Rechnung-Viewer lokal im Browser.

Schritt 1: Erkennen, was Sie bekommen haben

• Anhang .xml mit Wurzelelement Invoice, CreditNote oder CrossIndustryInvoice: reine E-Rechnung (meist XRechnung).
• PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD/Factur-X): hybride E-Rechnung. Das PDF-Bild ist Lesehilfe; der strukturierte Teil hat Vorrang.
• PDF ohne eingebettete XML: sonstige Rechnung. Ist der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, fordern Sie die strukturierte Datei nach (Unterschied erkennen).

Ein Lieferant darf Ihnen bei bestehender Pflicht eine E-Rechnung ohne Ihre Zustimmung schicken; Sie können dann keine Papierrechnung verlangen (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG, BMF 15.10.2025).

Schritt 2: Lesbar anzeigen

Datei in den Viewer ziehen. Sie sehen Rechnungsnummer, Parteien, Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen und Zahlungsangaben; nichts wird hochgeladen. Bei ZUGFeRD vergleichen Sie Bild und Daten – bei Abweichungen gilt die XML.

Schritt 3: Technisch prüfen

Reiter „Prüfung“ oder E-Rechnung prüfen. „Technische Prüfung bestanden“ heißt: Syntax, Schema und Geschäftsregeln sind in Ordnung. Fehler mit Regel-ID melden Sie dem Aussteller; er korrigiert – Sie ändern die Datei nicht. Das BMF empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren; er belegt Ihre Sorgfalt, ersetzt aber nicht die inhaltliche Kontrolle.

Schritt 4: Inhaltlich prüfen

Wie bisher: Leistung erbracht? Mengen, Preise, Steuersatz, Leistungszeitraum, Ihre Bestellnummer und Käuferreferenz? Und vor allem: Stimmt die Bankverbindung mit den Stammdaten überein? Eine technisch perfekte Rechnung mit fremder IBAN ist das häufigste Betrugsmuster (IBAN-Prüfung und Rechnungsbetrug).

Schritt 5: Buchen und archivieren

XML in die Buchhaltung importieren, falls sie E-Rechnungen liest; sonst anhand der lesbaren Darstellung erfassen oder den CSV-Export nutzen. Die Originaldatei unverändert (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG); eine PDF-Darstellung dürfen Sie zusätzlich ablegen (Archivierung).

Beispiel

Ein Büro erhält per E-Mail RE-2026-114.xml. Im Viewer: 1.428,00 € für Serverwartung im September, Prüfung bestanden, Käuferreferenz „IT-2026“ wie bestellt, IBAN wie im Vorjahr. Die Bürokraft speichert XML und Prüfbericht unter 2026/Eingang/RE-2026-114/, legt die lesbare PDF für die Geschäftsführung dazu und gibt den Betrag frei.

Häufige Fehler

• E-Rechnung abgelehnt, weil „kein PDF dabei“: Bei Pflicht schuldet der Aussteller nur die E-Rechnung.
• Nur das mitgeschickte PDF archiviert, XML gelöscht. Die XML ist die Rechnung.
• E-Mail-Postfach als Archiv: keine geordnete, unveränderbare Ablage.
• Technische Prüfung als Freigabe verstanden.

Grenzen

Rechtsstand Oktober 2026; keine Steuerberatung. GoBD-konforme Archivsysteme und Vorsteuerabzug im Einzelfall sind nicht behandelt.

Passendes Werkzeug: E-Rechnung ansehen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.