E-Rechnung drucken und lesbar machen: Wann und wie

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Direkte Antwort: Eine E-Rechnung muss lesbar gemacht werden können, nicht lesbar vorliegen – das BMF verlangt kein zusätzliches menschenlesbares Dokument. Zum Drucken oder Weitergeben erzeugen Sie eine Darstellung: Im Viewer über „Drucken“ (nur das Dokument, ohne Navigation) oder „Lesbares PDF speichern“ (XRechnung in PDF). Der Ausdruck ist eine Kopie für Menschen; Beleg bleibt die XML.

Was auf die Seite gehört

Die Darstellung in Belegivo enthält: Hinweis, dass sie das Original nicht ersetzt (mit Quelldatei und Profil); Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Zeitraum; Verkäufer und Käufer mit Anschrift und Steuernummern; Käuferreferenz und Bestellnummer; alle Positionen mit Menge, Einheit, Preis, Steuer, Netto; Nachlässe/Zuschläge; Steueraufschlüsselung; Summenblock bis Zahlbetrag; Zahlungsangaben und -bedingungen; Bemerkungen; Seitenzahlen und wiederholte Tabellenköpfe bei langen Rechnungen.

Drucken aus dem Browser

1. Rechnung laden, Reiter beliebig.
2. „Drucken“ → Druckdialog. Die Druckansicht blendet Navigation, Dateiliste, Tabs und Schaltflächen aus.
3. Optional „Als PDF speichern“ im Druckdialog – oder besser „Lesbares PDF speichern“, das ein sauberes A4-Layout mit eingebetteten Schriften erzeugt.

ZUGFeRD: Bild drucken oder Darstellung?

Bei ZUGFeRD können Sie das mitgelieferte PDF-Bild in Ihrem PDF-Reader drucken – das zeigt, was der Aussteller gestaltet hat. Die Darstellung aus den XML-Daten zeigt dagegen, was die Rechnung technisch enthält. Bei Abweichungen gilt die XML; ein Vergleich beider Ansichten deckt solche Abweichungen auf.

Beispiel

Eine Hausverwaltung legt zu jedem Vorgang einen Papierausdruck für die Eigentümerversammlung ab. Sie druckt die Darstellung aus dem Viewer; die XML bleibt im elektronischen Archiv. Auf dem Ausdruck steht der Hinweis „Lesbare Darstellung … ersetzt nicht die strukturierte Originaldatei“ – so verwechselt niemand den Ausdruck mit dem Beleg.

Häufige Fehler

• Nur den Ausdruck aufbewahren. Nicht auswertbar, kein ordnungsgemäßer Beleg (Archivierung).
• XML-Quelltext drucken – unlesbar und sinnlos.
• „Drucken als PDF“ aus einer ZUGFeRD-Datei und das Ergebnis als Rechnung verschicken – XML geht verloren.
• Darstellung ohne Hinweis weitergeben – Empfänger halten sie für die Rechnung.

Grenzen

Druckränder und Kopf-/Fußzeilen des Browsers hängen von dessen Einstellungen ab; das PDF aus „Lesbares PDF speichern“ ist davon unabhängig.

Passendes Werkzeug: XRechnung in PDF – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.