E-Rechnung archivieren: § 14b UStG und GoBD

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Inhaltlich geprüft 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO; die Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, soweit sie Ende 2024 noch nicht abgelaufen war). Aufzubewahren ist der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form – die XML bzw. die hybride ZUGFeRD-Datei –, so dass er maschinell auswertbar bleibt. Umwandlung in PDF oder Ausdruck genügt nicht. Das BMF stellt klar: Die Ablage außerhalb eines GoBD-zertifizierten Systems verletzt für sich genommen nicht die Unversehrtheit; entscheidend sind Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit.

Was aufbewahrt werden muss

Dokument	Aufbewahren?	Form
XRechnung-XML	ja, Original	unverändert
ZUGFeRD/Factur-X-PDF	ja, Original	unverändertes PDF (XML darin)
Separat extrahierte XML aus ZUGFeRD	optional	Arbeitskopie
Lesbare PDF-Darstellung	optional	als Kopie gekennzeichnet
Validierungsbericht	empfohlen (BMF)	belegt die Sorgfalt
Übermittlungsnachweis (E-Mail, Portalbestätigung)	empfohlen	Nachweis von Eingang/Versand
Die E-Mail selbst	nur wenn sie selbst Beleginhalt trägt	Transportmittel

GoBD in Kurzform

Unveränderbarkeit: Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert (Schreibschutz, Versionierung, DMS mit Protokoll).
Vollständigkeit und Ordnung: jede Rechnung auffindbar (Ordnerstruktur oder Index).
Maschinelle Auswertbarkeit: XML im Original; keine Bildformate.
Verfahrensdokumentation: kurz beschreiben, wie Rechnungen eingehen, geprüft, abgelegt, gesichert werden.
Lesbarkeit über die Frist: ein Viewer wie dieser reicht, um XML und ZUGFeRD anzuzeigen.

Einfache Ablage für kleine Betriebe

Belege/2026/Eingang/2026-10-14_Lieferant-GmbH_RE-2026-114/
  RE-2026-114.xml                 Original
  RE-2026-114-pruefbericht.html   Validierung
  RE-2026-114-lesbar.pdf          Darstellung (Kopie)
  eingang.eml                     E-Mail als Nachweis

Dazu: regelmäßige Sicherung auf ein zweites Medium, Schreibschutz nach Monatsabschluss, kurze Verfahrensdokumentation, ein Rechnungseingangsbuch (Anleitung).

Beispiel: Betriebsprüfung

Der Prüfer verlangt die Eingangsrechnungen 2026 maschinell auswertbar (Datenträgerüberlassung). Der Betrieb übergibt die XML-Dateien und zeigt die Lesbarkeit im Viewer. Hätte er nur PDF-Ausdrucke, fehlte die Auswertbarkeit; die Belege wären formal nicht ordnungsgemäß aufbewahrt.

Häufige Fehler

XML nach dem Buchen löschen, weil „das PDF reicht“.
ZUGFeRD-PDF im DMS „optimieren“ oder stempeln – Unversehrtheit nicht mehr nachweisbar.
Rechnungen im Mailpostfach belassen.
Verfahrensdokumentation fehlt – häufiger Beanstandungspunkt.

Grenzen

Rechtsstand Oktober 2026 (UStG, AO, GoBD 2024, BMF 15.10.2025). Handelsrechtliche Fristen (§ 257 HGB) und branchenspezifische Vorgaben sind nicht behandelt. Keine Steuerberatung.

Passendes Werkzeug: E-Rechnung ansehen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.

Quellen

§ 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (acht Jahre) (abgerufen 22.10.2026)
§ 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (abgerufen 22.10.2026)
BMF: GoBD (Fassung vom 11.03.2024) (abgerufen 22.10.2026)
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – strukturierter Teil in ursprünglicher Form aufbewahren; Speicherung außerhalb eines GoBD-Systems allein kein Verstoß; 8 Jahre (abgerufen 22.10.2026)