Prüfbericht aufbewahren und weitergeben
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Das BMF bezeichnet die Validierung als Hilfsmittel: keine Pflicht und keine Gültigkeitsvoraussetzung, aber ein Nachweis, dass der Empfänger mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns gehandelt hat – deshalb sollte der Bericht aufbewahrt werden. Ein guter Bericht nennt Datei, Zeitpunkt, Syntax, Profil, Regelwerke mit Versionen, alle Befunde mit Regel-ID und Ort sowie die nicht geprüften Bereiche. Belegivo erzeugt ihn als HTML (lesbar, weiterleitbar) und JSON (maschinenlesbar) – ohne Rechnungsinhalte außer den betroffenen Feldpfaden.
Was der Bericht enthalten sollte
| Inhalt | Warum |
|---|---|
| Dateiname, Zeitpunkt | Zuordnung zum Beleg, Nachweis des Prüfzeitpunkts |
| Erkannte Syntax und Profil, Spezifikationskennung | gegen welches Regelwerk geprüft wurde |
| Regelwerke mit Version und Quelle | Reproduzierbarkeit; Regeln ändern sich |
| Ergebnis je Stufe (Syntax, Schema, EN 16931, XRechnung/Factur-X, PDF) | zeigt, wo ein Problem liegt |
| Befunde mit Regel-ID, Meldung, Erklärung, XML-Pfad | Grundlage für Rückfragen beim Aussteller |
| „Nicht geprüft“ | Ehrlichkeit über Grenzen (PDF/A, Peppol, Echtheit, Bankdaten) |
| Hinweis, dass keine steuerliche/rechtliche Bewertung erfolgt | Vermeidung von Fehlinterpretation |
Ablage
Zum Beleg legen, nicht in einen Sammelordner: RE-2026-114/RE-2026-114-pruefbericht.html. Aufbewahren wie den Beleg (acht Jahre), da er Teil der Verfahrensdokumentation des Rechnungseingangs ist (Archivierung). Bei erneuter Prüfung mit neuen Regelwerken den neuen Bericht zusätzlich ablegen; der erste dokumentiert den Stand bei Eingang.
Weitergabe an den Aussteller
Bei Fehlern schicken Sie dem Lieferanten den Bericht oder die relevanten Befunde (Regel-ID, Meldung, Pfad). Der HTML-Bericht enthält keine Zahlungs- oder Positionsdaten, nur Pfade wie /Invoice/cac:LegalMonetaryTotal/cbc:PayableAmount – unproblematisch. Bitten Sie um eine neue Datei (Korrektur), nicht um eine „reparierte“ Version derselben Nummer, sofern die alte schon verarbeitet wurde.
Was der Bericht nicht ist
- kein Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde;
- keine Freigabe zur Zahlung;
- keine Bestätigung der Bankverbindung (Rechnungsbetrug);
- keine Aussage zum Vorsteuerabzug im Einzelfall – nach dem BMF sind nur Fehler bei Pflichtangaben umsatzsteuerlich relevant.
Beispiel
Ein Bericht zeigt „nicht bestanden“ wegen BR-CO-16 und zwei Warnungen BR-CL-23. Die Buchhaltung legt den Bericht ab, schickt dem Lieferanten den Auszug und erhält eine Rechnungskorrektur, deren Bericht „bestanden“ zeigt. Beide Berichte liegen beim Vorgang; bei einer Prüfung ist der Ablauf lückenlos dokumentiert.
Häufige Fehler
- Nur das grüne Häkchen notieren statt den Bericht zu speichern.
- Bericht ohne Versionsangaben – nicht reproduzierbar.
- Bericht als Beweis für Richtigkeit der Rechnung vorlegen.
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026; keine Steuerberatung. Wie Prüfberichte in GoBD-Verfahrensdokumentationen eingebunden werden, hängt vom Unternehmen ab.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung prüfen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – Validierung: Empfänger darf sich bei Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis verlassen; Bericht sollte aufbewahrt werden (abgerufen 22.10.2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – Validierung ist Hilfsmittel, keine Gültigkeitsvoraussetzung; nicht jeder Validierungsfehler ist umsatzsteuerlich relevant (abgerufen 22.10.2026) – Inhalt über Fachpresse abgeglichen