E-Rechnung per E-Mail versenden: So geht es richtig
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Ja, E-Mail ist ein zulässiger Weg für E-Rechnungen. Hängen Sie die XML-Datei (XRechnung) oder die ZUGFeRD-PDF unverändert an; die E-Mail selbst ist nur der Umschlag. Schreiben Sie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit in den Text, damit Empfänger die Mail zuordnen können, aber vertrauen Sie nicht darauf, dass jemand den Text liest. Vereinbaren Sie den Weg mit dem Kunden (eine Rechnungs-Adresse, kein persönliches Postfach), und bewahren Sie Sendenachweise auf.
Korrekt anhängen
| Format | Anhang | Dateiname |
|---|---|---|
| XRechnung | die XML-Datei | sprechend: RE-2026-0017-xrechnung.xml |
| ZUGFeRD | die hybride PDF | RE-2026-0017.pdf |
| Zusätzlich lesbare PDF zu einer XRechnung | erlaubt als zweiter Anhang, klar als Darstellung benannt | RE-2026-0017-lesbar.pdf |
Nicht: XML in ein ZIP packen (viele Mailfilter und Systeme lehnen ab), XML in den Mailtext kopieren, PDF „drucken“ statt die Originaldatei anzuhängen, mehrere Rechnungen in eine Mail (Eingangssysteme verarbeiten oft nur die erste).
Mailtext (Muster)
Betreff: Rechnung RE-2026-0017 vom 21.10.2026 – Muster GmbH
Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie unsere Rechnung RE-2026-0017 über 1.130,50 EUR, fällig am 20.11.2026, als XRechnung (XML). Bitte verwenden Sie zur Zahlung den Verwendungszweck RE-2026-0017. Bei Fragen zur Datei: rechnung@example.com.
Keine Zahlungsaufforderungen mit Link, keine geänderten Bankverbindungen per Mail ankündigen – das sind Betrugsmuster, die Ihre Kunden zu Recht misstrauisch machen (Rechnungsbetrug).
Echtheit und Unversehrtheit
§ 14 Abs. 1 UStG verlangt Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit – gewährleistet durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Abgleich Rechnung ↔ Bestellung/Leistung) beim Empfänger. Signaturen sind möglich, aber nicht nötig. Für den Nachweis des Versands genügt in der Praxis die gesendete Mail im Ausgangsordner und die Ablage der Datei; bei Streit hilft eine Lesebestätigung oder ein Portal mit Eingangsbestätigung.
Beispiel
Eine Werbeagentur sendet ZUGFeRD-Rechnungen an rechnungseingang@kunde.example. Die Kundin hat die Adresse im Vertrag genannt. Die Agentur legt die gesendete Mail und die PDF im Vorgang ab. Als die Zahlung ausbleibt, zeigt der Ausgangsordner Datum und Anhang; der Kunde findet die Mail in seinem Eingangssystem.
Häufige Fehler
- ZUGFeRD-PDF vor dem Senden mit Stempel „Kopie“ versehen – Datei ungültig.
- Mailserver konvertiert Anhänge (z. B. „sichere PDF“) – Einbettung geht verloren; mit IT prüfen.
- Rechnung an mehrere Personen in CC – Eingangssysteme buchen doppelt.
- Absenderadresse nicht beim Kunden hinterlegt – Mail landet im Spam.
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026. Verschlüsselungspflichten (z. B. für Berufsgeheimnisträger) und Signaturverfahren sind nicht behandelt.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.