PDF-Kopie oder Original: Was bei E-Rechnungen gilt

Veröffentlicht 21.10.2026 · Aktualisiert 21.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: Die Rechnung ist die strukturierte Datei – die XML bzw. bei ZUGFeRD das hybride PDF, so wie Sie es erhalten oder versendet haben. Eine daraus erzeugte lesbare PDF-Darstellung (etwa mit XRechnung in PDF) ist eine Lesehilfe: nützlich für Ablage, Freigabe und Rückfragen, aber kein Ersatz. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegt – acht Jahre lang. Die Kopie dürfen Sie zusätzlich aufbewahren; sie sollte als Darstellung gekennzeichnet sein.

Warum die Kopie nicht reicht

• Rechtlich: Bei E-Rechnungspflicht erfüllt nur das strukturierte Format die Anforderungen des § 14 UStG. Eine PDF-Darstellung wäre eine sonstige Rechnung – und bei Abweichungen gilt ohnehin die XML.
• Inhaltlich: Keine Darstellung zeigt alles. Codes, Schemakennungen, Anhänge, Erweiterungen und Rundungsdetails stehen in der XML; eine Darstellung wählt aus und formatiert um. Der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.
• Prüfbarkeit: Betriebsprüfer wollen die Originaldatei maschinell auswerten (GoBD: maschinelle Auswertbarkeit muss erhalten bleiben). Eine PDF-Darstellung ist nicht auswertbar.

Wann eine Kopie sinnvoll ist

• Freigabeprozess: Fachabteilungen lesen eine PDF schneller als XML. Die Freigabe erfolgt anhand der Darstellung, gebucht und archiviert wird die XML.
• Ablage neben Papiervorgängen: Wer Akten noch gemischt führt, legt die Darstellung ab und verweist auf das elektronische Original.
• Weitergabe an Dritte ohne E-Rechnungs-Werkzeuge: zum Beispiel an einen Anwalt oder eine Versicherung – mit Hinweis, dass es eine Darstellung ist.
• Druck: Für Besprechungen oder Baustellen.

Kennzeichnung

Die von diesem Werkzeug erzeugten Darstellungen tragen auf jeder Seite einen Hinweis, dass sie die strukturierte Originaldatei nicht ersetzen, und nennen Quelldatei und Profil. Wenn Sie Darstellungen anders erzeugen, ergänzen Sie einen vergleichbaren Hinweis, damit niemand die Kopie für die Rechnung hält – auch nicht in fünf Jahren.

Beispiel: Archivordner richtig aufbauen

2026/10/RE-2026-0017/
  RE-2026-0017.xml            ← Original (XRechnung), unverändert
  RE-2026-0017-lesbar.pdf     ← Darstellung, erzeugt am 21.10.2026
  RE-2026-0017-pruefbericht.html
  eingangs-mail.eml           ← Übermittlungsnachweis

Bei ZUGFeRD ist das Original die hybride PDF; eine zusätzlich extrahierte XML ist eine Arbeitskopie.

Häufige Fehler

• XML nach dem Erzeugen der PDF löschen. Das Original ist weg; die Kopie ist keine Rechnung.
• PDF-Darstellung an den Kunden senden und die XML „nachreichen, falls gewünscht“. Bei Pflicht ist die XML die Rechnung; die Darstellung darf mitgeschickt werden, ersetzt sie aber nicht.
• Darstellung mit abweichenden Werten (z. B. andere Rundung) erzeugen und versenden: Bei hybriden Formaten kann ein abweichender Bild-Teil als weitere Rechnung mit Steuerausweis nach § 14c UStG gewertet werden. Darstellungen sollten aus denselben Daten erzeugt werden – wie hier.
• Original in ein DMS importieren, das die Datei konvertiert: Die Datei muss im Originalformat erhalten bleiben; die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein verletzt nach dem BMF zwar nicht die Unversehrtheit, aber Konvertierungen können es.

Grenzen

Dieser Artikel gibt die Einordnung nach UStG, GoBD und dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 wieder (Stand Oktober 2026). Aufbewahrungsfristen nach Handelsrecht (HGB) und branchenspezifische Vorgaben sind nicht behandelt. Keine Steuerberatung.

Passendes Werkzeug: XRechnung in PDF – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.