E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt nach § 19 UStG?

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Inhaltlich geprüft 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – ihre Rechnungen dürfen immer als „sonstige Rechnung“ (Papier, PDF) übermittelt werden (§ 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024). Sie müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen und archivieren können wie jeder andere Unternehmer. Freiwillig E-Rechnungen auszustellen ist erlaubt und sinnvoll, wenn Geschäftskunden darum bitten.

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit 2025: Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € (§ 19 Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und ziehen keine Vorsteuer. Wer zur Regelbesteuerung optiert, ist kein Kleinunternehmer mehr; dann gelten die allgemeinen Pflichten mit Übergangsfristen (Fristen und Ausnahmen).

Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung (§ 34a UStDV)

1. Name und vollständige Anschrift von Leistendem und Empfänger,
2. Steuernummer oder USt-IdNr. bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
5. Entgelt in einer Summe mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG),
6. bei Gutschriften das Wort „Gutschrift“.

Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a nicht ausdrücklich; in einer E-Rechnung ist sie Pflichtfeld (BT-1) und für die Buchführung ohnehin üblich.

Freiwillig eine E-Rechnung ausstellen

Im Generator wählen Sie für alle Positionen die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit Satz 0 und tragen als Befreiungsgrund z. B. „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ ein. Nach EN 16931 genügt der Freitext (BT-120) – ein VATEX-Code ist optional. Für Behördenrechnungen kommt die Leitweg-ID in die Käuferreferenz (Leitweg-ID). Die technische Prüfung läuft wie bei jeder Rechnung.

Empfangen: Was Sie brauchen

Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Zum Lesen brauchen Sie keine Buchhaltungssoftware – der Viewer zeigt XRechnung und ZUGFeRD lokal an. Archivieren Sie Originale acht Jahre (§ 14b UStG), auch ohne Vorsteuerabzug: Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Unternehmer.

Beispiel

Eine freiberufliche Texterin (Kleinunternehmerin) erhält von einer Agentur die Bitte um XRechnung. Sie erstellt die Rechnung mit Kategorie E und § 19-Hinweis, prüft sie und schickt die XML per E-Mail; Privatkunden bekommen weiter PDF. Die E-Rechnungen ihres Hosters speichert sie als XML im Jahresordner.

Häufige Fehler

• „Betrifft mich nicht“: Empfang und Archivierung gelten auch für Kleinunternehmer.
• Umsatzsteuer ausweisen, obwohl Kleinunternehmer: Steuerschuld nach § 14c UStG.
• Kategorie S mit 0 % statt E: technisch unzulässig (BR-S-05).
• Nach Wegfall der Regelung weiter PDF schicken, ohne die Fristen zu prüfen.

Grenzen

Rechtsstand Oktober 2026. Die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG) und Sonderfälle sind nicht behandelt. Keine Steuerberatung.

Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.