E-Rechnung im Verein: Was Vereine beachten müssen

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Inhaltlich geprüft 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.

Direkte Antwort: Ein Verein ist Unternehmer im Sinne des UStG, soweit er nachhaltig Einnahmen erzielt – etwa durch Vereinsgaststätte, Sponsoring, Werbung oder Veranstaltungen. Für diesen unternehmerischen Bereich gelten die E-Rechnungsregeln wie für jedes Unternehmen: Empfangen können seit 2025, Ausstellen an andere Unternehmer mit den Übergangsfristen. Für den ideellen Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden) besteht keine Pflicht. Viele Vereine sind Kleinunternehmer und müssen deshalb keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen.

Drei Fragen, die alles entscheiden

1. Hat der Verein unternehmerische Umsätze? Mitgliedsbeiträge und Spenden sind nicht steuerbar. Sponsoring mit Gegenleistung, Bewirtung, Trikotwerbung, Kursgebühren von Nichtmitgliedern sind es in der Regel.
2. Ist der Verein Kleinunternehmer? Bis 25.000 € Vorjahresumsatz (ohne steuerfreie Umsätze) greift § 19 UStG: keine Ausstellungspflicht (§ 34a UStDV), aber Empfang und Archivierung.
3. Wer ist der Empfänger? Rechnungen an Mitglieder oder Privatpersonen: keine Pflicht. Rechnungen an Firmen (Sponsoren, Werbekunden): E-Rechnung bei Regelbesteuerung, mit Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027.

Eingehende Rechnungen

Lieferanten (Getränkehändler, Druckerei, Energieversorger) dürfen dem Verein seit 2025 E-Rechnungen schicken – auch für den ideellen Bereich, denn das BMF stellt klar, dass juristische Personen für den nichtunternehmerischen Bereich sonstige Rechnungen erhalten können, eine E-Rechnung aber nicht ablehnen müssen. Praktisch: Ein Vereins-Postfach, ein Viewer, eine Ablage. Der E-Rechnung-Viewer zeigt XML und ZUGFeRD ohne Installation; der Kassenwart speichert die XML im Jahresordner (Archivierung).

Beispiel: Sportverein mit Sponsoring

Ein Fußballverein (Regelbesteuerung, 60.000 € wirtschaftlicher Umsatz) stellt einer Autohaus-GmbH 2.000 € netto Bandenwerbung in Rechnung. Das ist B2B im Inland: ab 2028 Pflicht zur E-Rechnung, bis Ende 2027 mit PDF erlaubt (Vorjahresumsatz unter 800.000 €). Der Kassenwart erstellt die Rechnung im Generator als ZUGFeRD, damit der Sponsor PDF und XML in einer Datei hat. Die Beitragsrechnungen an Mitglieder bleiben PDF.

Häufige Fehler

• „Wir sind gemeinnützig, also nicht betroffen“: Gemeinnützigkeit (AO) und Unternehmereigenschaft (UStG) sind verschiedene Dinge.
• Alle Umsätze in einen Topf werfen: ideell, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb sind getrennt zu betrachten.
• Keine Empfangsadresse: Rechnungen gehen an private Postfächer von Ehrenamtlichen und verschwinden bei Wechseln.
• Rechnungsnummern pro Person statt pro Verein.

Grenzen

Rechtsstand Oktober 2026. Die Abgrenzung der Vereinssphären ist im Einzelfall komplex (Zweckbetrieb, Sportveranstaltungen, § 4 Nr. 22 UStG); keine Steuerberatung.

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