E-Rechnung an Privatkunden: Gilt die Pflicht auch für B2C?
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden; eine E-Rechnung an Verbraucher ist nur mit deren Zustimmung zulässig – ein PDF-Bild dazu (ZUGFeRD) ist unproblematisch. Entscheidend ist, dass Sie Unternehmer und Verbraucher unterscheiden können.
Unternehmer oder Verbraucher?
Das BMF (15.10.2025) gewährt Vertrauensschutz: Konnten Sie bei ordentlicher Sorgfalt nicht erkennen, dass der Kunde Unternehmer ist, wird eine sonstige Rechnung nicht beanstandet. Indizien für Unternehmereigenschaft: USt-IdNr. oder W-IdNr., Firmenbezeichnung, Rechnungsadresse mit Rechtsform, Angabe „für mein Unternehmen“. Im Massengeschäft genügt eine Klärung bei Vertragsbeginn oder -änderung (z. B. Auswahl „Geschäftskunde“ im Shop).
Empfehlung für gemischte Kundschaft
| Kundentyp | Rechnung | Werkzeug |
|---|---|---|
| Privatperson | PDF oder Papier; optional ZUGFeRD (PDF mit XML, lesbar wie bisher) | Generator mit ZUGFeRD-Export |
| Unternehmer im Inland | E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) – mit Übergangsfristen | Generator |
| Behörde | XRechnung mit Leitweg-ID | XRechnung-Generator |
| Unternehmer im Ausland | keine Pflicht; Format nach Vereinbarung | – |
ZUGFeRD ist für gemischte Kundschaft praktisch: Privatkunden lesen das PDF, Geschäftskunden nutzen die XML – eine Datei für alle (ZUGFeRD erstellen).
Beispiel
Ein Online-Shop verkauft Büromöbel an Privat- und Geschäftskunden. Im Checkout fragt er „Privat“ oder „Geschäftlich (bitte USt-IdNr. oder Firma)“. Geschäftskunden erhalten ZUGFeRD im Profil EN 16931, Privatkunden dieselbe Datei – für sie ist das PDF-Bild maßgeblich, die XML schadet nicht. Der Shop erfüllt damit die Pflicht gegenüber Unternehmern ohne zwei Rechnungsprozesse.
Häufige Fehler
- Allen Kunden nur XML schicken: Verbraucher können es nicht lesen und müssen nicht zustimmen.
- Unternehmer als Privatkunden behandeln, obwohl die Firmenanschrift auf der Bestellung steht.
- Annehmen, B2C-Rechnungen bräuchten keine Pflichtangaben: § 14 Abs. 4 UStG gilt weiterhin, soweit eine Rechnungspflicht besteht (z. B. Werklieferungen an Grundstücken, § 14 Abs. 2 Nr. 3).
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026; keine Steuerberatung. Zivilrechtliche Fragen (Rechnung als Vertragsbestandteil, Verbraucherrechte bei Fernabsatz) sind nicht behandelt.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.