XRechnung an Behörden einreichen: ZRE, OZG-RE, Peppol
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch nach XRechnung (oder einem anderen EN-16931-konformen Format, das die Plattform annimmt) eingereicht werden – ausgenommen u. a. Direktaufträge bis 1.000 € netto (§ 3 E-RechV). Der Bund betreibt dafür die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für die unmittelbare Bundesverwaltung und die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung und kooperierende Länder; andere Länder haben eigene Portale oder nehmen Rechnungen per E-Mail oder Peppol an. Welche Plattform und welche Leitweg-ID gelten, sagt Ihnen der Auftraggeber.
Übermittlungswege im Überblick
| Weg | Wie | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Web-Upload | XML-Datei im Portal hochladen | Registrierung beim Portal |
| Web-Erfassung | Rechnung direkt im Portal eintippen | Registrierung; für Einzelfälle |
| XML als Anhang an die Portal-Adresse | Registrierung, freigeschaltete Absenderadresse | |
| Peppol | Zustellung über Zugangspunkt an die Peppol-ID der Behörde | Peppol-Anbieter |
| De-Mail / Webservice | je nach Portal | technische Anbindung |
Landesportale (z. B. in NRW, Bayern, Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz) funktionieren ähnlich, haben aber eigene Registrierungen und teils eigene Vorgaben für BT-10 und Anhänge. Kommunen sind teils an Landesportale angeschlossen, teils nehmen sie Rechnungen per E-Mail entgegen.
Vor dem Einreichen prüfen
- Leitweg-ID in der Käuferreferenz (BT-10) – vom Auftraggeber genannt (Leitweg-ID).
- Bestellnummer/Vergabenummer in BT-13 bzw. BT-17, falls gefordert.
- XRechnung-Pflichtfelder vollständig (Checkliste).
- Technische Prüfung bestanden – Portale prüfen mit dem KoSIT-Validator und lehnen Dateien mit Fehlern ab (Validator).
- Anhänge eingebettet (BG-24, z. B. Leistungsnachweis als PDF), nicht separat.
- Dateigröße unter dem Portal-Limit (häufig 10–15 MB inklusive Anhängen).
Beispiel
Ein IT-Dienstleister liefert an ein Bundesministerium. Die Leitweg-ID steht in der Bestellung. Er erstellt die Rechnung im XRechnung-Generator, bettet den Leistungsnachweis ein, prüft (bestanden), lädt die XML in der ZRE hoch und erhält eine Eingangsbestätigung mit Rechnungs-ID, die er zum Vorgang legt.
Häufige Fehler
- Falsche oder fehlende Leitweg-ID – die Rechnung landet nicht beim Empfänger.
- PDF statt XML hochladen – Portale nehmen nur strukturierte Formate (ZUGFeRD-Hybrid teils ja).
- Rechnung an die Sachbearbeitung mailen statt an die Portal-Adresse.
- Anhang als separate E-Mail-Datei statt eingebettet.
- Nicht registrierte Absenderadresse beim E-Mail-Weg.
Grenzen
Portal-Funktionen und Limits ändern sich; maßgeblich sind die Informationen von e-rechnung-bund.de und den Landesportalen. Die Zugriffe auf e-rechnung-bund.de waren aus der Build-Umgebung nicht möglich; Angaben wurden nach allgemein bekanntem Stand zusammengestellt und sind zu prüfen.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) – Pflicht zur elektronischen Rechnung an Bundesstellen (abgerufen 22.10.2026)
- E-Rechnung Bund: Übermittlungswege (ZRE, OZG-RE, Peppol, E-Mail, Upload) (abgerufen 22.10.2026) – Seite aus der Build-Umgebung nicht abrufbar; Angaben nach allgemein bekanntem Stand, bitte vor Veröffentlichung prüfen
- KoSIT: XRechnung – Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (abgerufen 22.10.2026)