E-Rechnung 2027: Werkzeuge für die Umstellung
Hinweis zu rechtlichen Inhalten: Dieser Artikel gibt den Stand der genannten Quellen wieder (Oktober 2026). Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen und Verwaltungsanweisungen können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Quellen.
Direkte Antwort: Am 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsfrist: Für Umsätze ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz bei inländischen B2B-Geschäften E-Rechnungen ausstellen; alle anderen ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Bis dahin brauchen Sie vier Fähigkeiten: empfangen und lesen, prüfen, erstellen und archivieren. Ob dafür Browser-Werkzeuge genügen oder Software nötig ist, hängt vom Rechnungsvolumen ab – nicht vom Jahr.
Die vier Fähigkeiten und ihre Werkzeuge
| Fähigkeit | Was nötig ist | Browser-Werkzeug (Belegivo) | Wann Software/ERP |
|---|---|---|---|
| Empfangen und lesen | XML/ZUGFeRD lesbar anzeigen, Profil erkennen | Viewer | hohes Volumen, automatische Buchung |
| Prüfen | XSD, EN 16931, XRechnung/Factur-X; Bericht aufbewahren | Validator | Prüfung im Eingangsworkflow integriert |
| Erstellen | XRechnung/ZUGFeRD mit Pflichtangaben, Nummernkreis | Generator | viele Rechnungen, Stammdaten, Mahnwesen |
| Archivieren | 8 Jahre, unverändert, auswertbar | Ablage selbst organisieren (Anleitung) | DMS mit Protokoll |
Dazu kommt der Übertragungsweg: E-Mail reicht; Portale (Behörden) und Peppol sind Vereinbarungssache. Ein Browser-Werkzeug übermittelt nichts – Sie senden die Datei selbst.
Zeitplan für die Umstellung
- Jetzt: Prüfen Sie, ob Sie 2027 betroffen sind (Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? B2B-Inlandsumsätze? Ausnahmen wie Kleinunternehmer, § 4 Nr. 8–29?). Siehe Fristen und Ausnahmen.
- Bis Jahresende 2026: Empfangsprozess festlegen (Postfach, Prüfung, Ablage), Verfahrensdokumentation schreiben, Ablagestruktur anlegen.
- Vor der ersten Pflichtrechnung: Stammdaten vollständig (USt-IdNr., Kontakt, Bankverbindung), Rechnungsnummernkreis, Testrechnung erstellen und prüfen lassen; mit Hauptkunden Format (XRechnung/ZUGFeRD) und Weg abstimmen.
- Laufend: Regelwerke aktuell halten (Validatoren nennen Versionen), BMF-Schreiben beobachten.
Was sich 2027 und danach noch ändert
- EN 16931-1:2026 ist verabschiedet; XRechnung 4.0 liegt als Vorabversion vor und wird für 2027 erwartet. Werkzeuge müssen beide Normfassungen nebeneinander unterstützen können.
- ZUGFeRD erscheint etwa halbjährlich neu (zuletzt 2.5.2); Profilkennungen bleiben stabil.
- Meldepflichten (digitale Meldung von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung) sind geplant, nach aktuellem Stand frühestens ab 2030 (EU-Paket ViDA für grenzüberschreitende Umsätze; nationale Ausgestaltung offen).
Werkzeuge sollten deshalb offene Formate liefern (XML, CSV), keine Daten einsperren und ihre Regelwerke sichtbar versionieren – damit Sie wechseln können, wenn sich Anforderungen ändern (zukunftssichere Anforderungen).
Beispiel: Zwei Unternehmen, zwei Wege
Ein Ingenieurbüro mit 30 Ausgangsrechnungen im Monat an Firmenkunden: Browser-Generator plus geordnete Ablage genügen; Prüfung vor jedem Versand, CSV-Export für die Steuerberatung. Ein Großhändler mit 3.000 Rechnungen im Monat: ERP mit E-Rechnungs-Modul; Belegivo dient als unabhängige Zweitprüfung bei Reklamationen von Kunden.
Häufige Fehler
- Auf 2028 warten, obwohl der Umsatz 2026 über 800.000 € liegt.
- Empfang vergessen: Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle.
- Software kaufen, bevor Prozess und Datenqualität stehen.
- Formate nicht mit Kunden abstimmen und dann Rechnungen zurückbekommen.
Grenzen
Rechtsstand Oktober 2026; Fristen und Meldepflichten können sich durch Gesetzgebung ändern. Keine Steuerberatung.
Passendes Werkzeug: E-Rechnung erstellen – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen bis 31.12.2026 / 31.12.2027 (abgerufen 22.10.2026)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – Festhalten an den gesetzlichen Fristen; Nichtbeanstandung bis 31.12.2026 (abgerufen 22.10.2026) – Inhalt über Fachpresse abgeglichen