E-Rechnungen im Stapel prüfen, exportieren, archivieren

Veröffentlicht 22.10.2026 · Aktualisiert 22.10.2026 · Stand: Oktober 2026

Direkte Antwort: Der Viewer verarbeitet bis zu 50 Dateien (max. 25 MB je Datei, 150 MB gesamt) in einer Sitzung: Alle auf einmal laden, „Alle prüfen“, nach Status filtern („Nur mit Problemen“), nach Betrag oder Datum sortieren, dann „CSV: Zusammenfassung (Stapel)“ für das Rechnungsbuch und „ZIP (Stapel)“ für das Archiv – je Rechnung ein Ordner mit XML, lesbarer PDF und Prüfbericht. Alles läuft lokal; für größere Mengen teilen Sie in Monats- oder Lieferantenstapel.

Ablauf Monatsabschluss

1. Alle XML/ZUGFeRD-Dateien des Monats in einen Ordner sammeln (aus dem Rechnungspostfach).
2. Im Viewer auswählen (Mehrfachauswahl) oder hineinziehen. Fortschritt wird angezeigt; Abbruch möglich.
3. Dateiliste prüfen: Badges zeigen „lesbar“, „nicht unterstützt“, „Fehler“. Nicht lesbare (z. B. gewöhnliche PDFs) markieren und beim Lieferanten nachfordern.
4. „Alle prüfen“ – Berichte je Datei. Filter „Nur mit Problemen“ zeigt Rechnungen mit Fehlern oder abweichender Nachrechnung.
5. „CSV: Zusammenfassung (Stapel)“ → Rechnungsbuch; „CSV: Positionen (Stapel)“ → Steueraufstellung.
6. „ZIP (Stapel)“ → Archivpaket entpacken in die Ablagestruktur.
7. „Alle Dateien schließen“.

Auswahl, Sortierung, Filter

• Checkboxen in der Dateiliste begrenzen Stapelaktionen auf eine Auswahl (sonst gelten alle lesbaren).
• Sortierung: Reihenfolge, Dateiname, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Status.
• Filter: Freitext (Dateiname, Nummer, Firma) und Status.

Grenzen und Leistung

Die Prüfung läuft nacheinander in einem Web Worker; 50 Rechnungen dauern je nach Gerät einige Minuten. Die PDF-Erzeugung für das ZIP ist der langsamste Schritt. Bei Tausenden Rechnungen im Monat ist der KoSIT-Validator per Kommandozeile oder eine Software mit Eingangsworkflow sinnvoller (Browser-Tool oder Software).

Beispiel

Eine Agentur hat 42 Eingangsrechnungen im Oktober. Laden: 40 lesbar, 2 gewöhnliche PDFs (nachgefordert). „Alle prüfen“: 38 bestanden, 2 mit Fehlern (BR-CO-16; BR-DE-15) – Lieferanten erhalten die Berichte. Sammel-CSV ins Rechnungsbuch, ZIP ins Archiv. Dauer: etwa 20 Minuten inklusive Rückfragen.

Häufige Fehler

• Verschiedene Monate mischen – Ablage wird unübersichtlich.
• ZIP als Archiv belassen statt in die Vorgangsstruktur zu entpacken (beides ist möglich, aber einheitlich halten).
• Nicht lesbare Dateien übersehen – Statusfilter nutzen.
• Browser-Tab mit 50 Dateien offen lassen – Speicher; nach dem Export schließen.

Grenzen

Limits können der Betreiber in der Konfiguration ändern; Standard 50/25 MB/150 MB. Keine Garantie für sehr alte Geräte.

Passendes Werkzeug: CSV-Export – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.