E-Rechnungen in Excel auswerten: CSV-Export richtig nutzen
Direkte Antwort: Mit dem CSV-Export wandeln Sie eine oder viele E-Rechnungen in Tabellen um: eine Zeile je Rechnung (Zusammenfassung: Nummer, Datum, Parteien, Summen, Zahlung) oder eine Zeile je Position (Menge, Preis, Steuer). Die Dateien sind auf deutsches Excel abgestimmt (Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8 mit BOM) und gegen Formel-Injektion geschützt. Damit lassen sich Eingangsrechnungen monatlich zusammenfassen, Lieferanten vergleichen oder Daten an die Steuerberatung übergeben – ohne Buchhaltungssoftware.
Zwei Exporte, zwei Fragen
| Export | Eine Zeile je | Typische Auswertung |
|---|---|---|
| Zusammenfassung | Rechnung | Summe je Monat/Lieferant, offene Beträge nach Fälligkeit, Steuer gesamt |
| Positionen | Rechnungsposition | Mengen je Artikel, Preisentwicklung, Steuersätze je Leistung |
Beide enthalten die Quelldatei, damit Sie Zeilen zum Beleg zurückverfolgen können.
Schritt für Schritt
- Dateien (XML und/oder ZUGFeRD-PDF) in den Export laden – bis zu 50 je Sitzung.
- „CSV: Zusammenfassung (Stapel)“ oder „CSV: Positionen (Stapel)“ speichern.
- In Excel per Doppelklick öffnen (deutsche Spracheinstellung) – Beträge erscheinen als Zahlen, Datum als Datum.
- Als Tabelle formatieren (Strg+T), Pivot einfügen: Zeilen = Verkäufer, Werte = Summe Zahlbetrag.
Bei englischem Excel: Daten → Aus Text/CSV, Trennzeichen Semikolon, Dezimaltrennzeichen Komma einstellen.
Nützliche Formeln
- Offene Posten: Spalte „Faelligkeitsdatum“ < HEUTE() und kein Zahlungsvermerk.
- Umsatzsteuer je Satz (Positionsexport): Pivot über „Steuersatz“ mit Summe „Nettobetrag“.
- Plausibilität: Netto + Umsatzsteuer = Brutto je Zeile (Abweichungen deuten auf Rundung oder Fehler).
Sicherheit
Artikeltexte aus fremden Rechnungen können Formeln enthalten (=HYPERLINK(…), =cmd|…). Der Export setzt vor Zellen, die mit =, +, -, @ oder Steuerzeichen beginnen, ein Apostroph; Excel zeigt den Text an, ohne ihn auszuwerten. Öffnen Sie CSV-Dateien anderer Herkunft trotzdem mit Bedacht (sicherer Umgang).
Beispiel
Ein Café exportiert 38 Eingangsrechnungen des Quartals als Zusammenfassung. Pivot: Summe je Lieferant, Umsatzsteuer gesamt 1.912,40 €. Die Steuerberatung erhält CSV plus die XML-Originale; die Vorsteuer wird aus den Originalen gebucht, die Tabelle dient der Kontrolle.
Grenzen
Der Export enthält die gemeldeten Werte, keine Bewertung. Unterpositionen, Anhänge und Artikelattribute werden nicht exportiert. Die CSV ist eine Auswertungskopie – Original bleibt die XML (Archivierung).
Passendes Werkzeug: CSV-Export – lokal im Browser, ohne Datei-Upload.
Quellen
- OWASP: CSV Injection (abgerufen 22.10.2026)
- Belegivo CSV-Export: Spaltenschemata (Zusammenfassung, Positionen) (abgerufen 22.10.2026)